كيف تكتب رسائل بريد إلكتروني فعالة في العمل | بسيط حقيقي

إذا تلقيت يومًا بريدًا إلكترونيًا من زميل به توجيهات مطولة بشكل مفرط ، أو طلبات مشوشة ، أو طريق تم تضمين عدد كبير جدًا من المستلمين غير الضروريين ، فأنت تعلم أهمية التواصل الفعال عبر البريد الإلكتروني في العمل. يمكن لرسائل البريد الإلكتروني المرسلة بدون تنظيم أو تفكير أن تعرقل سير العمل ، وتزعج الناس بشكل عام ، وتسبب سوء تفاهم يمكن تجنبه.

إذن كيف تصنع بريدًا إلكترونيًا واضحًا وفعالًا يحقق التوازن الصحيح بين التفاصيل والمختصرة ؛ موضوع يتطرق إلى جميع الموضوعات المناسبة لجميع الأشخاص المناسبين المعنيين؟ تحتاج أولاً إلى معرفة متى يجب إرسال شيء ما عبر البريد الإلكتروني - بدلاً من الرسالة المباشرة ، اجتماع شخصي ، أو مكالمة هاتفية . تعتبر رسائل البريد الإلكتروني مثالية لإرسال قوائم أطول من التعليمات أو تسجيل الوصول في مشروع أو مشاركة الملفات. سيضمن الاتصال عبر البريد الإلكتروني أيضًا وجود سجل مكتوب لأي محادثات مهمة ستحتاج إلى الرجوع إليها لاحقًا. فيما يلي ستة أشياء يفعلها جميع كتاب البريد الإلكتروني الفعالين قبل النقر على 'إرسال'.

1. تكبير سطر الموضوع

أول الأشياء أولاً ، سترغب في تخصيص سطر الموضوع وفقًا للرسالة و / أو ردك. هل تكتب إلى شخص راسلك عبر البريد الإلكتروني الأسبوع الماضي؟ لا تقم بسحب رسالة قديمة لا علاقة لها بالضغط على 'رد' - فهذا يعني أن المستلم قد نسى بالضبط ما كتبه لك قبل أسبوع. ساعد في توجيههم وكتابة رد بسطر موضوع جديد يعكس إما الموضوع الجديد أو ردك على رسالتهم (على سبيل المثال ، معلومات أساسية عن أحدث عميل لدينا ، جين دو أو الاتجاهات إلى منزلنا الجديد في كليفلاند) ، كما تقول بيغي دنكان ، خبير إنتاجية شخصية في أتلانتا. ستقل احتمالية إرباك المستلم ، وسيسهل العثور على رسالتك لاحقًا.

ما هي المدة التي تستغرقها البطاطا الحلوة المطبوخة

ثانيًا ، كن محددًا. على سبيل المثال ، إليك سطر موضوع سيئ / غامض: اجتماع فريق العمل. الآن ، إليك أفضلها: الرجاء إحضار هذا المرفق حتى الساعة 2 ظهرًا. اجتماع الموظفين. عندما تقوم بتضمين تفاصيل ، مثل إجراء مطلوب أو تفاصيل أين ومتى ، فإنك تساعد المستلم على الفور في قياس أهمية رسالتك ، كما تقول مارشا إيغان ، مؤلفة التخلص من السموم من علبة الوارد وعادات التميز في البريد الإلكتروني (20 دولارًا أمريكيًا ؛ amazon.com ). كما أنه سيساعدهم على تذكر إكمال المهمة المطلوبة.

لست متأكدا ما يجب أن يكون الموضوع؟ فكر في الكلمات الرئيسية التي ستستخدمها إذا كان عليك العثور على البريد الإلكتروني لاحقًا ، كما يقول نيك مورغان ، مؤلف كتاب أيمكنك سماعي؟ كيفية التواصل مع الناس في عالم افتراضي (11 دولارًا أمريكيًا ؛ amazon.com ).

2. تقديم تعليمات مفصلة

يمكن أن يؤدي وضوح التوجيهات المكتوبة إلى زيادة فاعلية البريد الإلكتروني للعمل أو كسرها. إذا كنت تقوم بتعيين المهام الخاصة إلى مجموعة من الأشخاص ، فقم بتقسيمها حسب الأشخاص واستخدم النقاط لمساعدة الجميع على معرفة ما تحتاج إليه بالضبط من المساعدة من كل منهم ، على وجه التحديد.

3. اختر المستلمين بعناية

اكتب البريد الإلكتروني قبل إضافة المستلمين ، كما تقول فانيسا فان إدواردز ، مؤلفة تأسر علم النجاح مع الناس (12 دولارًا أمريكيًا ؛ amazon.com ). لن يؤدي هذا إلى منع الإرسال العرضي اللعين فحسب ، بل يتيح لك أيضًا إضافة مستلمين بناءً على محتوى البريد الإلكتروني. هل تريد تجنب سلاسل البريد الإلكتروني الطويلة التي تضم العديد من الأشخاص؟ إذا كنت بحاجة إلى عدة أشخاص للتعليق على شيء ما ، مثل مستند ، ففكر في إنشاء ملف قابل للمشاركة (مثل مستند Google) ، حيث يمكن للجميع اقتراح تغييرات في مساحة واحدة دون إرسال ألف بريد إلكتروني.

4. قص لغة الصرف

إرسال بريد إلكتروني حول snafu يحتاج إلى إصلاح؟ بدلاً من إزالة الشعر بالشمع حول ماهية السحب أو الخطأ الذي يقع فيه ، ركز على الإجراءات اللازمة لمعالجة مشكلة. على سبيل المثال ، بدلاً من أن تقول ، 'العميل لديه مشكلة في عرضنا التقديمي ، وسيكون من الصعب إصلاحه ،' حاول ، 'أود مساعدتك في إصلاح شيء طرحه العميل في مكالمتنا.' هذا سيجعل إعطاء ردود فعل سلبية أو طلب مهام غير سارة عبر البريد الإلكتروني أكثر فعالية.

5. قم بتضمين تعليمات الرد

حتى عندما لا يتطلب بريدك الإلكتروني ردًا (سأكون في موعد مع الطبيب خلال الساعتين القادمتين أو يمكنك تسليم تقريرك غدًا بدلاً من اليوم) ، يشعر العديد من الأشخاص بأنهم ملزمون بالإقرار بذلك بقبول أو شكرًا. امنح هؤلاء الناس مخرجا سهلا. إذا كنت لا تريد الرد ، فضمِّن 'لا يوجد رد ضروري' في نهاية رسالتك ، كما يقول دنكان. إنه يوفر الوقت على كلا الطرفين ويمنع رسائل البريد الإلكتروني غير المفيدة من الازدحام في الصناديق. أيضًا ، لا تتردد في كتابة شكرًا مقدمًا عندما تطرح سؤالاً على أحد الأشخاص. سيمنعك ذلك من الشعور بالإغراء لإرسال رسالة شكر من سطر واحد عندما يرد الشخص على الكتابة.

6. لا تفرط في الطابع الشخصي

يقول إيغان إن رسائل البريد الإلكتروني هي للوقائع وليس المشاعر. نظرًا لنقص تأثير الصوت ولغة الجسد في المراسلات الرقمية ، يمكن بسهولة إساءة تفسير بعض المشاعر - ما تشعر به تجاه زميل في العمل ، وما فكرت به في حفلة جارك. إذا كنت تريد طرح مشكلة حساسة (أو أقل من إيجابية) ، فاتصل بهم بدلاً من ذلك.