كيف تعطي رئيسك ملاحظات سلبية

إليك معضلة وظيفية تثير قلق الكثير من المحترفين: الاضطرار إلى إعطاء ملاحظات سلبية لرئيس أو عمل آخر متفوق. من المحتمل أنك تلقيت نصيبك من التعليقات من كبار المسؤولين - سواء كانت جيدة أو غير جيدة ، ولكن نأمل أن تكون جميعها مفيدة. ربما تكون قد وصلت إلى نقطة في حياتك المهنية حيث تدير فريقًا تقدم له باستمرار قدرًا صحيًا من الثناء والنقد. ومزعج مثل مواجهة بالنسبة لكثير من الأشخاص ، يبدو أن السيناريوهين المذكورين أعلاه على الأقل يتبعان الترتيب الطبيعي للأشياء: تقديم تعليقات متفوقة لأولئك الذين يعملون تحتهم.

ماذا يحدث إذا كان عليك إدارة مديرك؟ قد يطلب منك رئيسك صراحة تحديد ما يمكنه تحسينه - ويتركك مقيد اللسان تمامًا. أو قد تجد نفسك في موقف يصبح فيه تقديم ملاحظات سلبية أمرًا ضروريًا ، سواء طلب ذلك مديرك أم لا. يبدو الأمر وكأنه فخ - ملعونًا إذا فعلت ذلك ، وملعونًا إذا لم تفعل ذلك - ولكن طالما أنك تتصرف بطريقة احترافية ، فسوف تخرج من الجانب الآخر (الوعد). ومهلاً ، فإن القدرة على تقديم النقد البناء قد تثير إعجابهم و تساعدك على الترقية تحت الخط.

هدية مثالية لأمي في عيد الميلاد

خبير الآداب جودي آر سميث ، رئيس مانيرسميث استشارات الاتيكيت ومؤلف كتاب الآداب: دليل كامل للآداب الحديثة (10 دولارات أمريكية ؛ amazon.com ) ، تشترك في أكبر الأخطاء التي يجب تجنبها عند تقديم سنتك إلى رئيس.

الخطأ الأول: إعطاء ملاحظات غير مرغوب فيها.

إن توجيه نقد لاذع لرئيسك في العمل هو خطة سيئة. 'لا تفترض أن مديرك يريد ملاحظاتك إذا لم يتم طلبها رسميًا.' يقول سميث. (وهذه ليست مجرد سياسة مكتبية ، فكل رئيس لديه نفس نوع من القواعد ؛ التعليقات غير المرغوب فيها يصعب على أي شخص تلقيها.) إذا كان لا يزال لديك شيء تريد قوله ، فابدأ بسؤال رئيسك إذا يريدون بعض الملاحظات. يقترح سميث طرح الموضوع بشيء مثل: 'لقد عملنا معًا لمدة أربعة أشهر الآن وألاحظ بعض الاتجاهات. هل ستكون منفتحًا على بعض الأفكار التي كنت أعصفها؟ ' يقول سميث إن أسوأ ما يمكن أن يقولوه هو 'لا' ، وفي هذه الحالة ، 'هذه هي إجابتك ، لذا يجب أن تتركها كما هي (على الأقل في الوقت الحالي).

لا تلقى التعليقات غير المرغوب فيها ترحيبًا كبيرًا عندما تستهدف أسلوب إدارتهم أو شخصيتهم ، مقابل قرار أو استراتيجية عمل معينة - لأنها أكثر شخصية. إذا فتحوا المجال لإبداء آرائك حول موقفهم العام ، ومعاملتهم لك (وزملائهم الآخرين) ، أو طريقة عملهم الخاصة ، فتابع بحذر. تعامل مع كيفية صنع شيء ما أنت أشعر (باستخدام عبارات 'أنا' المفيدة) ، واستشهد بأمثلة محددة ، وتأتي مع اقتراحات للتحسينات (والتي سنصل إليها في غضون دقيقة).

الخطأ الثاني: عدم توقيته بالشكل الصحيح.

خصص وقتًا محددًا للتحدث وجهًا لوجه ، فقط بينكما. يقول سميث: 'في معظم أماكن العمل ، يجب أن يكون تقديم التعليقات إلى رئيسك في العمل بمثابة اجتماع رسمي'. [تأكد من] أن مديرك مهتم بسماع التعليقات قبل تحديد وقت محدد للتحدث. عندما تكون في شك ، من الأفضل أن تكون رسميًا أكثر من عدمه ، ولكن حتى في مكان عمل غير رسمي ، لا تنتقد المدير أمام الآخرين - ولا تنتقد أبدًا أمام العملاء.

الخطأ الثالث: عدم طرح الأسئلة.

إحدى الإستراتيجيات التي يوصي بها سميث هي أن تكون صحفيًا. بدلاً من إطلاق الاتهامات وتوضيح الآراء كحقائق ، اطرح أسئلة أفضل. فكر فيما قد يكون مفقودًا أو كيف يمكنك تحسينه من جانبك. 'يمكن أن يكون هناك شيء ما يفعله رئيسك لسبب لم تفهمه بعد.'

كيف تلبسين حفل زفاف

على سبيل المثال ، قد يستمر مديرك في إعطاء مهام أكثر أهمية لزميلك ، مما يجعل الأمر يبدو وكأن أداءك ضعيفًا ، أو يجعلك تشعر بالإهانة الشخصية. لكن قد لا يدرك مديرك أنك تقرأ الموقف بهذه الطريقة. ربما يتخطونك لسبب وجيه ، مثل أنهم يخففون عبء العمل لديك حتى تتمكن من القيام بشيء أكثر إثارة في وقت قريب ، أو لأنهم لم يدركوا أنك مهتم بالاضطلاع بمشروع من هذا القبيل. وظيفتك أن تسأل بشكل استباقي ، 'هل هناك شيء يمكنني القيام به لأتحمل مسؤوليات س أو ص؟ أحب أن أكون أكثر انخراطًا في المضي قدمًا ، 'وليس' ، 'أنت تقدم دائمًا للآخرين مشروعات أفضل ولا يبدو أنك تحبني كثيرًا.' ترى الفرق؟

الخطأ الرابع: المجيء بدون اقتراحات أو حلول.

سيقدر المدير الجيد التقرير الذي استغرق الوقت ليس فقط لملاحظة نقاط الألم ، ولكن لطرح الأفكار الحلول الممكنة. تعال إلى هذا الاجتماع بصفتك حلاً للمشكلات بدلاً من مجرد ملاحظ المشكلة. يوضح هذا أن نواياك تتجاوز مجرد التعبير عن المظالم - فأنت هنا لإصلاح أو تحسين شيء يعيق أدائك.

هل يرسل مديرك مهام بريد إلكتروني مربكة ومختلطة ويتوقع منك أن تفك شفرتها من خلال القراءة بين السطور؟ جرب أن تسأل ، 'هل تفكر في إرسال ما تحتاجه مني في شكل ملاحظة نقطية عبر البريد الإلكتروني؟ أنا أعمل بشكل أفضل مع مخطط واضح وأريد التأكد من أني نفذت جميع طلباتك بشكل صحيح. وتجنب قول 'توجيهات البريد الإلكتروني الخاصة بك لا تبدو منطقية بالنسبة لي ، وهذا هو السبب في أنك لست راضيًا عن عملي أبدًا.'

الخطأ الخامس: الاتهام.

سيكون الوضوح والتعاطف والدبلوماسية أكبر أصولك في هذا الموقف. من المهم أن نصل إلى هذه النقطة بوضوح وبسرعة ، لكن لا تدحرج البنادق المشتعلة. راقب كلماتك ولغة جسدك: يقول سميث: 'إذا وافق رئيسك في العمل على سماع ملاحظاتك ، اختر كلماتك بعناية'. 'تجنب توجيه أصابع الاتهام الحرفي أو المجازي وحافظ على هدوء صوتك وحتى.'

أسهل طريقة لتنظيف الفرن

ابتعد عن اللغة التي تجعلك ضحية دائمة. لا تقل: 'أنت غير متاح أبدًا لمقابلتي ، وستشتت انتباهك دائمًا إذا / عندما نلتقي.' بدلاً من ذلك ، جرب: 'أنا أستفيد أكثر من الاجتماعات المباشرة وجهًا لوجه ، حتى لو كانت لمدة 15 دقيقة كل أسبوعين. أعلم مدى انشغالك ، لكن هل ستكون منفتحًا على جدول واحد أكثر بانتظام؟ سأكون سعيدًا لإعدادهم في التقويم. '

الخطأ السادس: عدم التدرب مسبقًا.

للتأكد من أن إيصالك احترافي ومناسب مع الاستمرار في إيصال الفكرة ، دوِّن بعض الملاحظات وتدرب على ما توشك أن تقوله. قد ترغب في إجراء اختبار مع شخص ما في المكتب الذي تثق به ، كما يوصي سميث. كلما أصبحت أكثر دراية بما تريد قوله ، كلما كان من السهل أن تتدفق عندما يحين وقت المباراة.