رسائل البريد الإلكتروني خارج المكتب: كل ما يجب (ولا ينبغي) تضمينه | بسيط حقيقي

في عالم العمل ، هناك عدد قليل من الاختصارات المرحب بها أكثر من OOO. إلى جانب كونه بوابة الوعد بحياة خالية من الهموم ، فإن إعداد رسالة خارج المكتب على بريدك الإلكتروني الخاص بالعمل هو طريقة عملية لإعلام زملاء العمل والعملاء بأنه سيكون من الصعب الوصول إليهم - إن لم يكن من الصعب الوصول إليهم - مقابل قدر معين من زمن. لذا ، بينما لا داعي للمبالغة في التفكير (أنت لا تكتب رواية هنا) ، فإن ما تدرجه مهمًا.

كيفية إخراج الكيك من المقلاة دون كسر

قد يكون من المحرج والروبوتية الكتابة مسبقًا لرسالة خارج المكتب ، لكنها ضرورية ومفيدة لأي شخص قد يحاول الوصول أثناء احتساء ماي تايس على الشاطئ أو المشي لمسافات طويلة في ماتشو بيتشو. (بالإضافة إلى ذلك ، سيساعدك تعيين رسالة خارجية على فصل الطاقة والاسترخاء إذا كنت تواجه مشكلة في ترك العمل في العمل.) إليك ما ستقوله (وما لا يجب قوله) في الرد التلقائي الخاص بإجازتك.

1. قم بتضمين التحية والتوقيع.

بالطبع ، ستعتمد كيفية بدء رسالة OOO على تفضيلاتك الشخصية وبيئة العمل. في حين أن 'الترحيب' الكبير ليس ضروريًا تمامًا ، عليك أن تبدأ من مكان ما ، ومن الجيد إضافة لمسة إنسانية. إذا قفزت مباشرة إلى أنا خارج المكتب حاليًا ... أشعر بغرابة شديدة ومنفصل عنك ، يمكنك بسهولة الدخول في الأمر بعبارة بسيطة ، مرحبًا ، أو شكرًا لك على بريدك الإلكتروني.

الأمر نفسه ينطبق على توقيعك. نرحب بك لترك تاريخ عودتك ، ولكن إذا كان من المنطقي أن تختتم بشيء مثل ، 'شكرًا لك!' ، أو 'أفضل ، (اسمك)' ، أو 'أتمنى لك عطلة نهاية أسبوع رائعة (أو أدخل عطلة هنا)! '، اذهب لذلك.

2. قم بتضمين المدة التي ستقضيها بالخارج.

اذكر تاريخي البدء والانتهاء: سأسافر من 3 إلى 7 تموز (يوليو) ولن أتحقق من البريد الإلكتروني. سأرد على ملاحظتك في أقرب وقت ممكن عندما أعود إلى المكتب في 8 تموز (يوليو) (لا تنسَ إيقاف المجيب التلقائي عند عودتك!).

3. ضمّن ما إذا كنت ستتحقق من البريد الإلكتروني أم لا.

لا تكون الرسالة الخارجية مفيدة فقط عندما تكون خارج الشبكة تمامًا. قد تكون مسافرًا للعمل أو العمل عن بُعد ، مما يجعل الاتصال متقطعًا واتصال WiFi غير مناسب. إذا كنت لن تتحقق من رسائل البريد الإلكتروني أو ترد عليها ، فقل ذلك (انظر المثال أعلاه). بخلاف ذلك ، من المفيد تعيين رسالة تحذر الأشخاص من عدم إمكانية الوصول إليك بشكل موثوق بسبب السفر أو الالتزامات في الموقع. الأمر كله يتعلق بوضع توقعات لأولئك الذين يحاولون الوصول إليك. على سبيل المثال: شكرا لك على ملاحظتك! سأسافر لالتقاط صورة حتى 3 يوليو وسأقوم بفحص البريد الإلكتروني بشكل دوري / لدي وصول محدود إلى البريد الإلكتروني ، وقد يكون الرد بطيئًا.

4. قم بتضمين كيفية الوصول إليك (إن وجدت).

إذا كنت متاحًا بشكل ما ، فحدّد كيفية التواصل بالضبط. على سبيل المثال: لن أتحقق من البريد الإلكتروني ، ولكن إذا كنت بحاجة إلى الاتصال بي لأي سبب ، فيرجى الاتصال بي على خليتي ... أو: إذا كان هذا حساسًا للوقت ، فلا تتردد في إعادة إرسال بريد إلكتروني إلي في (التاريخ العودة) لذلك في الجزء العلوي من بريدي الوارد. أو: للطلبات العاجلة ، يرجى الاتصال (اسم مساعد أو زميل أو عامل مستقل أو تغطية أخرى متوفرة في المكتب). قبل تضمين معلومات الاتصال الخاصة بزميل آخر في المكتب الخاص بك ، امسحها معهم — حتى لو كنت رئيسهم ، فإن التنبيه يظل مجاملة لطيفة.

5. تجنب التفاصيل الشخصية غير الضرورية.

إذا كنت في الخارج في إجازة أمومة / أبوة أو ستتزوج في عطلة نهاية الأسبوع (!) ، فلا بأس من تضمينها — ولكن هذا يتعلق بقدر ما تحتاج المشاركة الشخصية إلى الرد التلقائي. فكر في الطريقة التي قد تتفاعل بها مع رسالة شخص ما بعيدًا تشير إلى الكثير من التفاصيل الشخصية. تريد أن يعرف الشخص الموجود على الطرف المتلقي أ) ، ما إذا كنت ستجيب على بريده الإلكتروني أم لا ، و ب) ، عندما يتوقع أن يتلقى ردًا منك. من المحتمل أن يكون أي شيء آخر هو TMI ، لذا اجعله بسيطًا.