سواء كانت مراسلاتك شخصية أو مهنية أم لا ، فنحن جميعًا مذنبون بارتكاب رسالة بريد إلكتروني زائفة من وقت لآخر. (إذا كان بإمكانك فقط حذف ذاكرة إعادة توجيه هذا البريد الإلكتروني غير المناسب إلى الشخص الخطأ!) في المرة التالية التي تقوم فيها بصياغة رسالة للجماهير ، اتبع هذه الوصايا الخاصة بآداب البريد الإلكتروني لتجنب وقوع حادث تواصل جدير بالضيق.

ذات صلة: كل ما يجب عليك (ولا يجب عليك) تضمينه في بريد إلكتروني خارج المكتب

الأصناف ذات الصلة

1 الرد على الكل بحذر

لا ترد على الكل ما لم يحتاج كل شخص في قائمة التوزيع هذه إلى معرفة ما تريد قوله ، كما يقول إيمي سيمينجتون ، الرئيس التنفيذي لشركة Finesse Worldwide. تقترح مراجعة الأسماء الموجودة في القائمة والرد فقط على من يطلبون ردك. قد يعني ذلك الرد على المرسل فقط أو ثلاثة من المستلمين السبعة. وإذا أراد مديرك أو زميلك أن يتم نسخ شيء ما ، فاحترم طلبه.

الردود المدروسة يمكن أن توفر الوقت للآخرين. سواء كان ذلك لأسباب تجارية أو اجتماعية ، سيبدأ الناس في الانزعاج من تدفق الرسائل الإلكترونية غير المهمة لأنهم مضطرون للتوقف لفتحها ، كما تقول ديان جوتسمان ، مؤسسة مدرسة البروتوكول في تكساس. لذا فكر مليًا قبل الرد على الكل بـ Can't make it ، في المرة القادمة التي تتم دعوتك لتناول الغداء فيها.

اثنين لا تترك سطر الموضوع فارغًا

يساعد سطر الموضوع الجيد المستلمين في إعطاء الأولوية للبريد الإلكتروني ، كما تقول ليزي بوست ، المشاركة في استضافة بودكاست آداب السلوك الرائع. مهما فعلت ، لا تتركه فارغًا. عند صياغة سطر الموضوع ، اجعله محددًا وموجزًا ​​، وراقب التهجئة والقواعد. يقول Post إنه أول ما يلاحظه الشخص.

ذات صلة: نظمت حياتك العملية في 5 خطوات بسيطة

نظرًا لأن سطر الموضوع يجب أن يعكس محتوى البريد الإلكتروني ، يوصي الخبراء بتحديث سطر الموضوع أثناء تدفق المحادثة. يشرح جوتسمان تجنب سطور الموضوع التي قد تقلل من أهمية رسالة البريد الإلكتروني الملحة (فكر في: سؤال سريع لعنوان مشكلة عمل رئيسية) أو يتسبب في تفويت شخص ما لرسالة تعتقد أنها قرأتها بالفعل. تقترح بدء سلسلة محادثات جديدة إذا انحرف البريد الإلكتروني بعيدًا جدًا عن الرسالة الأصلية.

3 الاستجابة فورا

بينما لا يتفق الخبراء على وقت استجابة مناسب لرسائل البريد الإلكتروني ، فإنهم يتفقون على أن كل بريد إلكتروني تقريبًا يستحق الإجابة. إذا كانت الإجابة البسيطة (فهمت ذلك ، شكرًا أو تبدو كخطة جيدة) كافية ، فحاول الرد بمجرد قراءة رسالة بريد إلكتروني.

في بعض الأحيان ، تتطلب رسالة بريد إلكتروني معلومات قد تستغرق عدة أيام لتجميعها - لكن هذا لا يعني أنه يُسمح لك بترك الأشخاص معلقين. أخبرهم أنك تلقيت بريدهم الإلكتروني وستعود عندما تستطيع ، كما يقول Symington.

وتذكر استخدام رسالة الرد التلقائي إذا كنت مسافرًا أو خارج المكتب وتضيف ، حتى يعرف الآخرون أنه لا ينبغي أن يتوقعوا ردًا.

4 إلى الأمام بحذر

تأكد من إعادة التوجيه إلى الأشخاص المناسبين للأسباب الصحيحة ، كما يقول Post. قبل إعادة التوجيه ، قم بتقييم حساسية المحتوى — الذي يتضمن أي مرفقات والأسماء ومعلومات الاتصال لكل شخص مرتبط بالرسالة. يفضل بعض الأشخاص أن تظل معلومات الاتصال الخاصة بهم خاصة. إذا احتوت سلسلة رسائل على عدد كبير جدًا من النقاط التفصيلية للمناقشة ، فابدأ برسالة بريد إلكتروني جديدة.

ذات صلة: كيفية التعامل مع 5 مواقف مزعجة للغاية لزملاء العمل

5 أخبر شخصًا ما إذا تم اختراقه

كلنا كنا هناك. يترسخ الفيروس وقبل أن نعرفه ، نقوم بإرسال رسائل غير مرغوب فيها إلى الجد بروابط من شأنها أن تجعل أي شخص يحمر خجلاً. إذا تلقيت ما من الواضح أنه فيروس ، فأبلغ الضحية الذي قد لا يكون على علم بما يحدث. فقط قل ، 'أردت أن أخبرك أن هذا يحدث' ، تقول سيمينغتون. هذا شيء جميل.

6 احترم فن إرسال البريد الإلكتروني

أنت تهتم بترك انطباع جيد شخصيًا ، فلماذا لا تحافظ على شخصية بريدك الإلكتروني على نفس المستوى؟ يقول سيمينجتون إن البريد الإلكتروني هو انعكاس لك ويجب كتابته كحرف أكثر من كونه نصًا ، مع مراعاة الإيجاز. تحقق من الإملاء والنحو وعلامات الترقيم. تشير جميع الأحرف الكبيرة إلى أنك تصرخ ، وكل الحروف الصغيرة تشير إلى أنك كسول. وتضيف أن الكثير من الخطوط والألوان والوجوه المبتسمة يمكن أن تكون مزعجة.

كن ودودًا دون محاولة المبالغة في الفكاهة. يقول جوتسمان: `` خطأ في جانب الحذر حتى لو كان لديك روح الدعابة ''. غالبًا ما تكون النغمة مشوشة في البريد الإلكتروني ، ولا تريد أن تبدو غير محترف لأن شخصًا ما لا يفهم نكتة.

7 تذكر: لا بريد إلكتروني في العشاء

يقول Post إنه شيء واحد إذا كنت تتناول وجبة غير رسمية مع شخص آخر مهم (وتاريخ الليل غدًا) ، لكن لا تتحقق مطلقًا من البريد الإلكتروني في حفل عشاء. أما بالنسبة للاجتماعات في المكتب ، فهذا يعتمد. إذا أحضر الزملاء هواتف أو أجهزة كمبيوتر محمولة إلى غرف الاجتماعات للوصول إلى البريد الإلكتروني أثناء الاجتماعات ، فمن المحتمل أن يكون الأمر جيدًا. كن على علم بأن ثقافات الشركة سيكون لها سياسات مختلفة حول البريد الإلكتروني ، كما تقول. تعرف على طبيعة البريد الإلكتروني في عملك حتى تكون مناسبة.