كيفية استخدام المراسلة الفورية بشكل فعال في العمل

هل يستخدم مكتبك نظامًا أساسيًا للمراسلة الفورية مثل Slack أو Google Hangouts؟ قد تستخدمه حاليًا فقط للدردشة الجانبية مع زميلك في العمل BFF أو إرسال اتصال سريع إلى رئيسك في العمل ليقول إنك متأخر. ولكن إذا كنت لا تستفيد من المراسلة الفورية لتبسيط اتصالات العمل وتعزيز التعاون الفعال بين فريقك والفرق الأخرى ، فيجب عليك ذلك. هذه هي الطريقة الصحيحة - والوقت المناسب - لاستخدام المراسلة الفورية في العمل.

IM أو البريد الإلكتروني؟

يعمل هذا البريد الإلكتروني المكون من جملة واحدة أو الرد المكون من كلمتين أو الترحيب السريع بشكل جيد في نظام مراسلة مثل Slack. كما أنها مثالية للمحادثات المستمرة التي تتطلب الكثير من ذهاب وإياب - تلك التي لا تستحق بالضرورة تخصيصًا ، لقاء شخصي أو مكالمة هاتفية ، ولكن من الأفضل تركها للمراسلة الفورية لتجنيب صناديق البريد الإلكتروني للجميع. بينما يظل البريد الإلكتروني ضروريًا للاتصال الخارجي ، يمكن أن تقلل منصة المراسلة بشكل خطير من حجم بريدك الإلكتروني الداخلي.

كن منظمًا.

تقول آنا بيكارد ، رئيسة اتصالات العلامة التجارية في Slack ، إن القوة الحقيقية لمنصة المراسلة هي القدرة على فهرسة المعلومات وتنظيمها. 'على عكس البريد الإلكتروني ، الذي يمكن حذفه تلقائيًا بمرور الوقت أو تعطيله عندما يغادر شخص ما الشركة ، فإن الملفات والمعلومات التي تتم مشاركتها في Slack متاحة دائمًا ،' كما تقول ، 'مما يمنح الموظفين الجدد ميزة معرفة المجموعة'. المنظمة لها أهمية قصوى. قم بإنشاء قنوات حسب الموضوع أو المشروع ودعوة الأشخاص المعنيين إلى المحادثة. هل تحتاج إلى الدردشة مع شخص واحد؟ استخدم وظيفة الرسائل المباشرة حتى تظل المناقشات في القنوات مركزة على الموضوع.

كن موجز.

ينصح Pickard بإبقاء الرسائل قابلة للفهم باستخدام النقاط النقطية وحتى الرموز التعبيرية. إذا كان هناك شيء يحتاج إلى مزيد من المناقشة أو الشرح ، فابدأ في موضوع منفصل ؛ في Slack ، ما عليك سوى النقر فوق فقاعة الدردشة الموجودة أسفل الرد. فكر في هذا الموضوع كأنه شريط جانبي: إنه شديد التحديد ويتيح لك شرح موضوع دون تعكير صفو المحادثة الأكبر.