نعتمد جميعًا على البريد الإلكتروني للمراسلات الفورية - والتأكيد على أن حزمة Amazon الخاصة بنا في طريقها بالفعل. ولكن من الآمن أن نقول ، على الرغم من كل الامتيازات الجديرة بالثناء ، يمكن أن يتحول صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك بسرعة إلى لعنة على وجودك إذا تركت دون رادع. ومشهد البريد الوارد المزدحم يمثل ضغوطًا فورية على الجميع إلى حد كبير.

يعد التحقق من البريد الإلكتروني بانتظام مهمة يومية يستحيل تجنبها ، وبغض النظر عن مدى اجتهادك في الضغط على 'الرد على الكل' ، فإن إدارة صندوق بريد إلكتروني متزايد أسهل في القول من تنفيذها. وإذا كنت أقل اجتهادًا - كما هو الحال في ، فأنت أكثر عرضة لترك تتراكم رسائل البريد الإلكتروني دون معالجة - من المحتمل أن يكون هناك نقص في تنظيم البريد الوارد (والقلق من كونك مدينًا بدين البريد الإلكتروني) تؤثر على إنتاجيتك أكثر مما تدرك. لحسن الحظ ، هناك طريقة للخروج من فجوة البريد الوارد الفوضوية. في محاولة لإدارة البريد الوارد الجامح بشكل أفضل ، قمنا باستغلال محترفي الإنتاجية لتوفير الوقت (اقرأ: المنقذ للحياة) في عمليات اختراق إدارة البريد الإلكتروني التي ستقربنا كثيرًا من علبة الوارد التي تبدو بعيدة المنال.

ذات صلة : 6 أشياء مشتركة بين جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل الفعال

الأصناف ذات الصلة

1 تحقق من البريد الإلكتروني لمدة 15 دقيقة فقط في كل مرة

وفقًا لخبير الإنتاجية ومؤسس مطبعة Inkwell ، تونيا دالتون ، يمكنك زيادة إنتاجيتك عن طريق التحقق من رسائل البريد الإلكتروني باختصار ، رشقات نارية لمدة 15 دقيقة . تقول: 'ستندهش من عدد رسائل البريد الإلكتروني التي يمكنك قراءتها والرد عليها في فترة زمنية قصيرة عندما تتحقق من بريدك الوارد على دفعات'. 'المفتاح هو ضبط مؤقت ، حتى تعرف متى تنتهي 15 دقيقة ومتى يحين وقت الانتقال إلى عمل آخر.'

ما هو متوسط ​​محتوى الكحول في النبيذ

اثنين جدولة الكتل الزمنية لرسائل البريد الإلكتروني

على نفس المنوال ، اعتد على جدولة فترات زمنية محددة (15 دقيقة) لمجرد التحقق من البريد الإلكتروني. قراءة رسائل البريد الإلكتروني على أساس متجدد لأنها تتسلل إلى بريدك الوارد يعيق الإنتاجية في النهاية. بالنسبة للمهن التي يكون فيها التواصل المستمر أمرًا بالغ الأهمية ، قد لا يكون وضع جدول زمني أمرًا واقعيًا. ولكن إذا ألقيت نظرة طويلة وفاحصة على وظيفتك ، فقد تجد أنه من الممكن تحديد وقت قراءة البريد الإلكتروني ، على سبيل المثال ، كل 60 أو 90 دقيقة. عيِّن التنبيهات على التقويم الخاص بك حتى تصبح في روتين. إذا احتاج شخص ما للتواصل معك ، فسيرسل إليك بريدًا إلكترونيًا مرة أخرى ارسل رسالة مباشرة ، أو أتصل. إذا كنت تتصفح رسائل البريد الإلكتروني على هاتفك ، فضع علامة على الرسائل التي تريد متابعتها على أنها غير مقروءة حتى لا تنسى الرد عليها لاحقًا.

ذات صلة: نسيت إدارة الوقت - انتباه الإدارة هي الطريق الأفضل للإنتاجية

3 استخدم مجلد المسودات عن قصد

لا تدع صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك يصبح قائمة مهام ، شيء تشق طريقه من أعلى إلى أسفل ، 'كما يقول تشارلز دوهيج ، الصحفي والمؤلف الأكثر مبيعًا في أذكى ، أسرع ، أفضل . إنها أسوأ قائمة مهام ممكنة ، لأنه حرفيًا يمكن للجميع الإضافة إليها.

قم بإنشاء قائمة مهام البريد الإلكتروني الخاصة بك عن طريق فتح تلك التي تحتاج إلى اهتمامك فقط. ابحث عن رسائل البريد الإلكتروني المهمة التي تتطلب ردودًا فورية (على سبيل المثال ، للمشاريع ذات الأولوية أو من رئيسك في العمل). وافتح تلك الرسائل فقط - أو اضغط على رد. اترك نافذة الرد مفتوحة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، أو اترك المسودة معلقة في مجلد المسودات. توجد قائمة مهامك: هذه المجموعة من الردود. استخدم وقت البريد الإلكتروني المحدد لكتابة ردود مدروسة ومقنعة ، بدلاً من محاولة التمزيق من خلال كمية أكبر من الأشياء الأقل صلة. بهذه الطريقة يمكن أن يكون هدفك هو إنجاز مجلد مسودات فارغ ، بدلاً من صندوق بريد فارغ أصلاً.

4 تلقي رسائل البريد الإلكتروني على دفعات

إذا كنت لا تستطيع المساعدة ولكن تحقق في كل مرة تسمع فيها ping ، فإن الطريقة السهلة لإدارة وابل البريد الإلكتروني المستمر في بريدك الوارد (والحد من عوامل التشتيت) هي استخدام أداة مثل مجمعة يمكن أن يوفر لك المكون الإضافي لـ Gmail من الإلهاء المستمر. يقوم بتجميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك معًا وإرسالها إليك في شكل موجات — ولكن فقط في الأوقات المحددة التي تختارها.

5 إلغاء الاشتراك بلا رحمة

قد يؤدي حذف الرسائل الإخبارية وإشعارات المبيعات غير ذات الصلة واحدًا تلو الآخر إلى وهم الإنتاجية ، ولكن المرور عبر نفس البريد غير الهام أسبوعًا بعد أسبوع لا يؤدي إلا إلى زيادة عدم كفاءة البريد الإلكتروني. يقول دالتون: 'بموجب القانون ، يجب أن تتضمن جميع الرسائل الإخبارية رابطًا لإلغاء الاشتراك'. خذ الوقت الكافي للنقر على هذا الرابط لإرسال طلب إلغاء الاشتراك الخاص بك. إنه استثمار مدته 10 ثوانٍ سيؤتي ثماره في شكل صندوق وارد أكثر نظافة.

كيف تنام على الفور

يلاحظ دالتون أيضًا أن الاشتراك في تطبيق أو خدمة إلغاء الاشتراك بالبريد الإلكتروني ليس ضروريًا لتخليص صندوق الوارد الخاص بك من الفوضى. وتضيف: 'ينتهي المطاف بالعديد من هذه البرامج في الواقع ببيع عنوان بريدك الإلكتروني لشركات أخرى لإبقائها في العمل'.

ذات صلة: كيف تنظف هاتفك

6 قم بتشغيل ميزة المعاينة

استخدم ميزة معاينة برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك ، إذا كانت تحتوي على واحدة (معظمها متوفرة). سيسمح لك هذا بإلقاء نظرة خاطفة على الأسطر القليلة الأولى من الرسالة في نافذة منفصلة ، لذلك لن تضطر إلى فتحها بالكامل لقراءتها ، ويمكنك حذف البريد غير الهام على الفور. (المكافأة: يقلل هذا أيضًا من فرص فتح رسالة بها فيروس مرفق.)

7 المس رسائل البريد الإلكتروني مرة واحدة فقط (واستخدم الخمسة د)

يقترح دالتون اتخاذ إجراء بمجرد فتح الرسالة من خلال التفكير في العناصر الخمسة: القيام ، والتفويض ، والحذف ، والتأجيل ، والتعيين. تقول: 'قم بسرعة برسائل البريد الإلكتروني التي تتطلب أقل من دقيقتين من العمل ، وقم بتفويض تلك التي تتطلب إجراءً من جانب شخص آخر'. قم بإلغاء الاشتراك فورًا وحذف الرسائل التي لا تتطلب أي إجراء ، وتأجيل تلك الإخطارات التي تتطلب أكثر من دقيقتين من العمل لإكمالها. أخيرًا ، ملفات رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على معلومات ذات صلة بمجلد منفصل حتى تتمكن من تحديد موقعها بسهولة أكبر في المستقبل.

الفرق بين الدقيق وطحين المعجنات

ذات صلة: الوصايا السبع لآداب البريد الإلكتروني التي يجب على الجميع اتباعها

8 المجلدات صديقك

عندما تستخدم صندوق الوارد الخاص بك كتخزين افتراضي ، فإنه سرعان ما يصبح درجًا رقميًا غير هام ، مما يجعل العثور على ما تحتاجه أمرًا صعبًا ، كما يقول بيجي دنكان ، خبير إنتاجية شخصية في أتلانتا. يمكنك فرز الرسائل يدويًا في مجلدات ، بالتأكيد ، ولكن أفضل من ذلك ، يمكنك إعداد عوامل تصفية تلقائية توجه الرسائل مباشرة إلى مجلد مفضل. على سبيل المثال ، يمكن أن تنتقل الإشعارات من Facebook مباشرة إلى مجلد الوسائط الاجتماعية. سيتم إرسال جميع الرسائل الواردة من فريق التسويق مباشرة إلى ملف مبادرات التسويق الخاص بك. (يقوم Gmail بذلك تلقائيًا ، ولكن يمكنك إعداد نظام مشابه مع خدمات البريد الإلكتروني الأخرى ، مثل Microsoft Outlook.) بمجرد تجميع جميع رسائل البريد الإلكتروني من نوع واحد ، مثل الرسائل الإخبارية ، في مجلد خاص بها ، يمكنك تحديد الكل وحذف الرسائل غير المرغوب فيها باستخدام بنقرة واحدة. ابحث عن إعداد تلقائي لفرز البريد الإلكتروني يناسبك ويناسب مهامك ، ثم التزم به.

9 مسودة الرد الجاهز

إذا تلقيت رسائل متعددة تحتوي على طلبات مماثلة ، ينصح دالتون بكتابة رد جاهز افتراضي يمكنك تعديله وتخصيصه بشكل طفيف مع كل استجابة بريد إلكتروني. 'احفظ الرد الافتراضي كأحد توقيعات بريدك الإلكتروني حتى تتمكن بسهولة من ملء نص رسائلك الإلكترونية تلقائيًا' ، كما تقول. عبقري ، أليس كذلك؟ (فقط لا تنسى تعديل المستلم والظروف.)

ذات صلة: كيف تنجز مهامك فعليًا أثناء العمل من المنزل

10 قم بإنشاء حساب اسم مستعار لفرز البريد

تتيح لك العديد من أنظمة البريد الإلكتروني (بما في ذلك Gmail) إنشاء حسابات أسماء مستعارة تغذي جميعها في صندوق بريد واحد. تقول دالتون عن التكتيك الذي تستخدمه لتنظيم الفواتير والمستندات المالية الهامة الأخرى ، 'لقد أنشأت حسابات الاسم المستعار الخاصة بي لإدخالها في مجلد واحد'. 'لا أتعامل مع أي من رسائل البريد الإلكتروني هذه حتى صباح الجمعة ، عندما أخصص وقتًا للجلوس وفرز جميع أموالي المالية.'

كيف تصنع بيض عيد الفصح

أحد عشر فقط. لا تفعل. رد.

هناك ، قيل. تتجاوز هذه النصيحة التعامل مع البريد غير الهام الواضح - ومن الواضح أننا لا نتغاضى عن شبح رئيسك في العمل. نحن نتحدث عن تلك الرسالة من زملائك في العمل على مكتبين أسفل. يؤكد دوهيج أن الناس غالبًا ما يطرحون أسئلة في حين أنه من المحتمل أن يجدوا الإجابات بأنفسهم. وإذا لم أرد ، فسيبحثون عن تلك الإجابات. كيف تنفذ هذا النوع من التفكير دون أن تشعر بوقاحة؟ من خلال القلق بشأن نفسك ووقتك أكثر من قلق الآخرين (آه!). تعويذة يجب ممارستها: لا يوجد سبب لوجوب الرد على الأشخاص لمجرد أنهم يرسلون لي بريدًا إلكترونيًا.

12 أعد التفكير في Inbox-Zero Dream

ربما لا تكون هذه لؤلؤة الحكمة المناسبة للجميع - فهناك شيء يرضي بشدة لكثير من الناس حول إنهاء كل يوم وبدء كل يوم بصندوق وارد نظيف. لكن ، بالنسبة لك ، ربما يكون هذا التوقع غير واقعي وحتى خنق بعض الشيء. يقول دوهيج إن إفراغ بريدك الوارد دينياً قد يكون بصراحة مضيعة للوقت (وربما في الحقيقة بشأن شيء آخر). قد يكون الضغط على الحذف أو الحذف أو الحذف مرضيًا أو يبدو أنه منتج ، ولكن لماذا هذا العناء؟ يطرح السؤال: هل تفعل ذلك لأنه يجعلك تشعر بالرضا أم لأنه مفيد بالفعل؟ وإذا لم يكن ذلك مفيدًا ، فربما لا تحتاج إلى بريد وارد نظيف - وربما يجب عليك التوقف عن استخدامه كمقياس للنجاح.

ذات صلة: 8 نصائح من الخبراء بشأن التخلص من الفوضى الرقمية لتقليص وقت الشاشة