مأزق الإنتاجية # 1
أشعر أن الاجتماعات التي أستضيفها ليست فعالة دائمًا.
المأزق
قم بمراجعة الاجتماع.
الخبير
ريبيكا سوثرنز ، PhD هو مؤسس شركة Sage Solutions ، وهي شركة استشارية متخصصة في التخطيط الاستراتيجي التعاوني.
أولاً ، فكر في الغرض من الاجتماع وما إذا كان ضروريًا. ما هي المتطلبات الدنيا للمناقشة - هل يمكن أن تكون مكالمة هاتفية بين شخصين؟ بريد الكتروني؟ الأسباب الرئيسية ل عقد اجتماع (أو مؤتمر زووم ) لتقليل النقاط العمياء وزيادة تأييد الجميع ، لذا خطط لتحقيقها إذا كانت هذه الأهداف في قمة اهتماماتك.
ثم قم بتقييم قائمة ضيوفك. تمت دعوة عدد كبير جدًا من الأشخاص لحضور اجتماعات لا يحتاجون إلى حضورها ، وكنا جميعًا في الاجتماعات حيث يقول الناس ، أوه ، لا يمكنني اتخاذ قرار بشأن ذلك. يجب أن أسأل فلان. تحقق من أن قائمة الدعوات كاملة (وأن فلان وفلان موجود).
أيضًا ، قم بتغيير مواقع الاجتماعات وجهًا لوجه. غالبًا ما يفكر الأشخاص بشكل أكثر إبداعًا عندما يكونون في أماكن متنوعة ، لذا حاول استضافة اجتماعك الأسبوعي في أماكن مختلفة.
ذات صلة: نسيت إدارة الوقت - انتباه الإدارة هي الطريق الأفضل للإنتاجية
لتجمع أكثر إنتاجية ، خطط لكيفية سير الاجتماع. ضع جدول أعمال نقطيًا يحتوي على عناصر قابلة للتنفيذ ، مثل طرح الأفكار حول هذه الفكرة ، أو اتخاذ قرار بشأنه x . إذا تمكنت من إدارة التفاصيل والتركيز في الاجتماع جيدًا ، فسيكون الأشخاص أكثر تفاعلًا. تساعد العناصر المرئية الأشخاص أيضًا على البقاء مهتمين والاحتفاظ بالمعلومات ؛ ضع في اعتبارك تجميع عرض تقديمي سريع للحفاظ على تدفق الاجتماع.
أخيرًا ، ما يتم تدوينه هو ما يتم تدوينه بعد الاجتماع ، لذا تأكد من حدوث التوثيق. تابع بعد ذلك مباشرةً برسالة بريد إلكتروني تحدد الخطوات التالية وتوضح من سيفعل ماذا ومتى. حدد الشكل الذي تم إجراؤه لكل عنصر من عناصر المهام حتى يكون لدى كل شخص توقعات مماثلة.
تمت دعوة عدد كبير جدًا من الأشخاص لحضور اجتماعات لا يحتاجون إلى حضورها.
ضعف الإنتاجية # 2
أريد أن أبقى على اطلاع دائم بالأخبار ، لكن في بعض الأحيان أجد نفسي متصاعدًا.
المأزق
نظّم كمية الأخبار الخاصة بك.
الخبير
جينا لي صحفية وكاتبة ومنتجة. هي مؤسسة Leep Media و أخبار SmartHer ومساعد سابق في يحدث الآن على قناة فوكس نيوز.
سواء كنت تعمل من المنزل أو المكتب ، فإن البقاء على اطلاع طوال اليوم يمكن أن يبدو وكأنه وظيفة بدوام كامل ، خاصة خلال سنة الانتخابات التي تتزامن مع جائحة. التفكير في المكان الذي تذهب إليه للحصول على الأخبار أمر بالغ الأهمية لضمان حصولك على معلومات يمكنك الوثوق بها.
ابدأ بالتسجيل في موجز البريد الإلكتروني اليومي الذي يرسله مصدر الأخبار المفضل لديك كل صباح (جرب AP Morning Wire من وكالة أسوشيتد برس لأخذ عينات من ما يحدث في جميع أنحاء العالم). أو استمع إلى إحاطة إذاعية يومية أو تدوين صوتي في تنقلاتك أو استراحة الغداء.
ذات صلة: مشغول؟ يمكن لتقنية بومودورو أن تصنع العجائب من أجل الإنتاجية - وكل ما تحتاجه هو مؤقت
إذا شعرت بالإرهاق في محاولة البقاء على رأس كل شيء ، فركز على ثلاثة مواضيع فقط ، مثل كيفية أداء الاقتصاد ، وأين يوجد جنودنا ، وربما الابتكارات الصحية - هذا الأخير هو وسيلة رائعة لتضمين التفاؤل في نظامك الإخباري.
أيضًا ، ضع في اعتبارك متابعة الصحفيين المصورين على وسائل التواصل الاجتماعي. يمكنهم إضافة وجهات نظر مثيرة للاهتمام لأنهم موجودون بالفعل في المناطق التي يقدمون تقارير عنها.
مأزق الإنتاجية # 3
أشعر وكأنني دائمًا ما أقاطعني ، سواء في المكتب أو عند العمل من المنزل.
المأزق
احمِ وقتك من خلال وضع التوقعات مقدمًا.
قائمة الأشياء التي يجب القيام بها عند الانتقال
الخبير
ديبورا جرايسون ريجل هي المتحدثة الرئيسية والمدرب التنفيذي والمستشار الذي يقوم بتدريس التواصل القيادي.
استباق المقاطعات عن طريق طلب تركك بمفردك. للحصول على نتائج أفضل ، حدد السبب. قل شيئًا كأنني في الموعد النهائي لتقديم عرض المبيعات هذا إلى العميل. تتمثل إحدى الطرق الأساسية لبناء الثقة مع الآخرين في شرح قراراتنا ، حتى لو كان الشخص لا يتفق معها.
لا تتردد في طلب الوقت الذي تحتاجه: تظهر الأبحاث ذلك مرة واحدة تركيز مكسورة ، يستغرق الأمر حوالي 23 دقيقة لاستعادة التدفق. يجب ألا يكون طلبك عدوانيًا أو سلبيًا ؛ يجب أن يكون تأكيدي . بعد أن تطلب من زملائك في العمل أو أفراد أسرتك قدرًا معينًا من الوقت بمفردك ، أغلق بابك ، وارتدِ سماعات الرأس ، وأوقف تشغيل الإشعارات ، وانقطع الاتصال عن جميع المصادر الخارجية - يمكنك حتى وضع رد تلقائي على بريدك الإلكتروني ورسائلك النصية. يشير هذا إلى الآخرين ونفسك أنك تركز على شيء مهم.
ذات صلة: كيف تكون منتجًا عندما تفضل أن تكون في أي مكان عدا العمل
إذا استمر مقاطعتك ، فحاول قول هذا: أنا في منتصف شيء ما. يمكنك قضاء خمس دقائق من وقتي الآن ، ولكن أرجو أن تعلم أنني مشتت ولن تحظى باهتمام كامل. أو يمكنك الحصول على انتباهي الكامل في x الساعة. اى واحدة تفضل؟ إذا اختاروا خمس دقائق الآن ، فعليك أن تحترمها.
مقتبس من كتاب المهارات الحياتية الصغير: تعامل مع العشاء ، وإدارة بريدك الإلكتروني ، وقم بخروج لطيف ، و 152 خدعة أخرى من الخبراء (20 دولارًا أمريكيًا ، amazon.com ؛ 19 دولارًا ، bookshop.org ) بواسطة ايرين زاميت رودي. حقوق النشر © 2020. متاح من Grand Central Publishing ، بصمة Hachette Book Group Inc.
