إدارة الانتباه: مهارة إنتاجية تحتاجها للتحكم في قائمة المهام

هناك سبب وراء تحول إدارة الوقت إلى أسلوب بعيد المنال وغير كافٍ للإنتاجية للعديد من الأشخاص. ربما تعتبر مهارات إدارة الوقت الضعيفة أسوأ عيوب لديك ، وهو أمر يعيقك في المنزل والعمل. ولكن لماذا يُتوقع من أي شخص أن يكون قادرًا على 'إدارة' الوقت؟ الوقت هو بناء غير محدد ، لا إرادي ، وبالتالي لا يمكن إدارته بطبيعته.

كم مرة أخبرت نفسك أنك ذاهب إليها افعل هذا الشيء في 02:00. تبدأ في فعل هذا الشيء في الساعة 2 ، ولكن تصل إليك رسالة بريد إلكتروني أكثر إلحاحًا - شيء ! —وعليك أن تجيب عليه. عندها تكون مفتوناً بك صندوق الوارد مليء برسائل البريد الإلكتروني الأخرى ؛ قد يجيب على هذه الأسئلة أثناء فتح النافذة. ترتبط إحدى رسائل البريد الإلكتروني بمقال يذكرك بمقال آخر أرسله لك صديقك في اليوم الآخر الذي نسيت قراءته. تبدأ في القراءة وتدرك أن الأمر قد بلغ 2:28 بالفعل ، وقد خصصت ساعة واحدة فقط للقيام بذلك أول شيء. (جديلة القلق وتوبيخ الذات).

لا يمكنك إعادة عقارب الساعة إلى الساعة 2 ظهرًا - أو إيقاف الوقت مؤقتًا بينما تعوض تلك 28 دقيقة من العمل التي فقدتها. ماذا عنك تستطيع بدلاً من ذلك ، قم بإعادة صياغة الطريقة التي تعتقد أنه ينبغي تحقيق الإنتاجية بها. بدلاً من محاولة (وفشل) مواكبة الوقت ، أتقن الانتباه - القدرة على اختيار الوقت الذي تقوم فيه (أو لا تركز) وعلى ماذا تفعل.

قائمة متحركة بالأشياء التي يجب القيام بها

لماذا لم تعد إدارة الوقت تقضي عليها بعد الآن

يقول: 'طالما أننا نصوغ طريقنا إلى الإنتاجية من حيث إدارة الوقت ، فإننا سنكون دائمًا وراء الكرة الثمانية' مورا توماس ، خبير إنتاجية ومؤلف إدارة الانتباه .

وفقًا لتوماس ، هناك سببان رئيسيان لعدم ملاءمة إدارة الوقت كمفهوم لكثير من الأشخاص. 'أولاً ، عندما نقول إدارة الوقت ، فهذا يعطينا الوهم بأننا في الواقع نسيطر على الوقت ، بينما في الواقع ليس لدينا أي شيء - الوقت يسير بغض النظر عما تفعله ،' تشرح.

ثانيًا ، عندما يفكر معظم الناس في إدارة وقتهم ، فإن غريزتهم الأولى هي تحديد موعد مع أنفسهم (في الساعة 9 صباحًا ، سأنتهي من تحليلي ربع السنوي ؛ في الساعة 10:30 ، سأبدأ في الرد على رسائل البريد الإلكتروني). المشكلة ، كما يشير توماس ، هي أنه من السهل - الأسهل - قطع موعد مع نفسك. من الذي سيوقفك؟

لا يزال الوقت ضروريًا ومهمًا ، لكن لا ينبغي أن يكون الشيء الوحيد الذي تربط به إحساسك الشخصي بالإنتاجية. يوصي توماس باستخدام التقويم الخاص بك فقط للأشياء التي لها 'علاقة قوية بالوقت'. هذه هي مواعيدك مع أشخاص آخرين ، أحداث ، مواعيد نهائية للمشاريع المستحقة.

المهام الأخرى التي ليس لها موعد نهائي تقنيًا ، والتي لست مسؤولاً عنها حقًا أمام شخص آخر ، علاقة أضعف بالوقت. بالنسبة لهذه الحالات ، بالتأكيد ، يمكنك التخطيط للعمل على شيء ما في الساعة 3 مساءً ، ولكن 'إذا لم تتحكم أيضًا في انتباهك خلال تلك الفترة الزمنية ، فلا يهم' ، كما يقول توماس. 'عندما تنتهي تلك الفترة الزمنية ، لن يتم إنجاز المهمة إذا لم تدير انتباهك أيضًا.'

'إذا كانت إدارة الوقت تعني تحديد المواعيد مع نفسك في التقويم الخاص بك ، فإننا نفشل في ذلك ، وقد فشلنا دائمًا في ذلك' ، كما تقول. 'لكن سبب فشلنا في ذلك الآن هو أن لدينا الكثير من عوامل التشتيت.'

ماذا يعني إدارة انتباهك؟

من خلال أبحاثها وكتابتها وخبرتها في تدريس الإنتاجية ، توصلت توماس إلى تعريف إدارة الانتباه على أنها 'مجموعة من السلوكيات التي تمنحك الفرصة للتعرف على موقع عقلك و [القدرة] على التحول إلى حالة الدماغ التي هي أكثر أهمية في الوقت الحالي.

إن إدارة الانتباه ليست منفصلة تمامًا عن مفهوم إدارة الوقت أو الوقت ، حيث إنها كلها مترابطة. (كما يعترف توماس ، 'نتحدث في بعض النواحي عن الدلالات ، لكن الكلمات التي نستخدمها قوية.')

ولكن كمفهوم ، فإن الغرض منه هو تحويل فهمك واستراتيجيتك لـ كيف أنت تحفز نفسك : بدلاً من التركيز على محاولة التحكم في الوقت ، وهو شيء لا يمكن لأحد التحكم فيه ، يمكنك التركيز على ممارسة التحكم في انتباهك - وهو شيء يمكن تحقيقه كثيرًا (وإن كان بالممارسة وقوة الإرادة). ببساطة ، توماس مصمم على تذكير الناس بأنهم ليسوا عاجزين وتمكينهم من استعادة السيطرة على الأيام المزدحمة.

هي كريمة ثقيلة وكريمة الخفق نفسها

تعرف على قدرتك الخاصة على إدارة الانتباه

من أجل فهم إدارة الانتباه كطريقة إنتاجية ، علينا أولاً أن نفهم كيف يعمل الانتباه نفسه ، على نطاق واسع وشخصي. دعونا نعود إلى 'الحالات الدماغية' التي ذكرها توماس ، أو 'الأرباع الأربعة' للانتباه التي نشغلها ونتنقل بينها في أي وقت من اليوم.

تقول ، 'إذا قمنا بتصنيف حالات الدماغ المختلفة بشكل فضفاض ، يمكن أن نكون فيها - بالطبع هناك عدد لا نهائي - ولكن بشكل عام فقط ، فهي: 1) تفاعلية ومشتتة ، 2) مركزة وواعية ، 3) أحلام اليقظة أو تجول العقل ، و 4) التدفق.

1. رد الفعل ومشتت

هذه هي مساحة الرأس التي يقضيها معظم الناس طوال اليوم ، سواء كنت والدًا مقيمًا في المنزل أو كنت مستشارًا للشركة. في هذه الحالة ، قد تكون كذلك محاولة للتركيز ، لكنك لا تزال تفتقر إلى التحكم في ما يحيط بك وتظل تحت رحمة الإلهاءات: إشعارات البريد الإلكتروني ، وأصوات سلاك ، ورنين الهاتف ، والرغبة في قراءة مقال رائع ، وظهور شخص بجوار مكتبك لطرح سؤال سريع ، والشعور بالجوع من أجل وجبة خفيفة ، أو طفل يقاطع مهمة أثناء عملك في المنزل .

يقول توماس: 'نحن ننتقل من شيء إلى آخر ... ونقوم فقط بمهام متعددة - أو ، بشكل أكثر دقة ، تبديل المهام - خلال يومنا هذا'. قد تبدأ مشروعًا تنوي رؤيته من خلال ، ولكن العديد من الانحرافات الخارجية والداخلية إغراءات المماطلة تبقيك في حالة رد الفعل والتشتت ، وهذا ليس من المستغرب أن لا يكون رباعي إدارة الانتباه المثالي لتحقيق الإنتاجية المثلى.

2. مركزة وواعية

يقول توماس: 'هذا الدلو الثاني هو نوع من العكس القطبي'. ال حالة مركزة واعية هو أحد المجالات التي تركز فيها بنشاط. إنك تبذل جهدًا لتركيز كل انتباهك على مهمة واحدة (كتابة وإرسال تقرير طويل بالبريد الإلكتروني) أو ربما تخصص قدرًا معينًا من الوقت والتركيز لمجموعة من المهام (يستغرق وقتًا لإرسال العديد من رسائل البريد الإلكتروني التي كنت تضعها إيقاف).

في كلتا الحالتين ، كما يقول توماس ، في هذا الربع 'أنت تتخذ خطوات لضمان عدم إزعاجك ، وتدفع بنشاط الأفكار الأخرى التي تتسلل ، وتحافظ على انتباهك لفترة طويلة من الوقت على نحو أكثر إدراكيًا'. مهمة شاقة.'

هذا هو فراغ الرأس الأكثر وضوحًا للاستفادة منه حتى تكون أكثر إنتاجية وكفاءة. توماس مراجع كال نيوبورت ، مؤلف وأستاذ مشارك في علوم الكمبيوتر في جامعة جورج تاون ، والذي ذاع صيته مصطلح 'العمل العميق' لوصف نوع العمل الذي يحدث في هذه الحالة.

3. أحلام اليقظة أو شرود الذهن

يوضح توماس: 'هذا هو المكان الذي لا نوجه فيه انتباهنا بنشاط في أي مكان على وجه الخصوص ، لكننا نقاوم بنشاط التشتيت'. 'أنت تدع عقلك يتجول وعادل يكون ، وأنت تقول 'لا' عن قصد لإخراج هاتفك لإرسال رسالة نصية ، أو تشغيل التلفزيون ، أو حتى إنشاء بث. يشير توماس إلى هذه اللحظات الهادئة أو 'بين اللحظات' ، حيث تنتظر الحافلة ، أو في طابور لتطلب في أحد المقاهي ، أو تتجول في موقف للسيارات للحصول على سيارتك.

قد يبدو الأمر غير ضار ، بل ذكيًا - منتجًا! - لملء هذه اللحظات بالنشاط أو الإلهاء (لماذا لا تقوم بإخراج بعض رسائل البريد الإلكتروني أثناء الركوب في المصعد؟) ، وغالبًا ما يكون ذلك. لكن من المهم إيجاد التوازن ، لأنه خلال هذه الجيوب الذهنية الصغيرة التي تشرد أن كل الأشياء الجيدة تحدث.

تقول: 'حالة أحلام اليقظة هذه هي عندما يكون لدينا بصيرة ، وعندما نحصل على أفكار ، وعندما يظهر إبداعنا حقًا'. 'لا يمكنك أن تأمر نفسك بالحصول على رؤية أو فكرة جديدة أو حل مشكلة. لا يحدث ذلك إلا في تلك اللحظات الهادئة التي يمكن أن تحدث فيها هذه الأشياء. لقد توصلنا إلى الإدراك بطريقة ما أنه إذا لم نفعل ذلك ، فنحن لا نكون منتجين. لكن في الحقيقة ، العكس هو الصحيح.

4. التدفق

وأخيرًا ، هناك تدفق ، الحالة النفسية شديدة التركيز التي يعمل فيها دماغك بشكل مختلف عن أي من الأرباع الثلاثة الأخرى. تم التعرف على هذا المفهوم النفسي وتسميته لأول مرة من قبل عالم النفس المجري ميهالي تشيكسينتميهالي ، وهو ينطوي على فقدان الذات بسهولة في مهمة واحدة. 'ما يعنيه عندما تكون في حالة تدفق هو أن الجزء من عقلك الذي يتعرف على نفسك في الزمان والمكان (أنا جائع ، أشعر بالبرد ، هذا ممل ، أتساءل عما إذا كان أي شخص قد أحب منشوري على Instagram) يقول توماس. أنت منغمس تمامًا في المهمة التي تقوم بها ؛ إنه استيعاب كامل لما تفعله.

بعبارة أخرى ، بدون أن تدرك ذلك ، فأنت في المنطقة. المكان الذهني المثالي للإنتاجية ، أليس كذلك؟ ولكن هناك مشكلة واحدة: 'لا يمكنك توجيه نفسك إلى التدفق' ، كما يقول توماس ، مضيفًا ، مع ذلك ، أنه 'عندما تظل في منطقة الرأس المركزة واليقظة لفترة طويلة من الوقت ، قد تكون محظوظًا بما يكفي للقلب في التدفق.

'هذه هي الحالات الدماغية الأربع التي يمكننا دمج نشاط دماغنا فيها ، وإدارة الانتباه في النهاية هي القدرة على التعرف على الحالة التي أنت فيها ثم الانتقال بوعي إلى الحالة التي تخدمك بشكل أفضل في الوقت الحالي' ، كما تقول.

كيف تدير انتباهك

إذا كانت الخطوة الأولى نحو إتقان إدارة الانتباه هي تنمية الوعي بمكان عقلك في لحظة معينة ، فإن الخطوة الثانية هي التعرف على حالة الدماغ المثالية للمهمة قيد البحث - ثم تحويل نفسك عمدًا إلى تلك الحالة الدماغية من أجل الحصول عليها منجز.

من العدل أن نقول إن 'التركيز واليقظة' - وليس الحالة 'التفاعلية والمشتتة' الأكثر انتشارًا - هي مكان عقلي مثالي للعيش فيه في يوم حافل. ولكن كيف تصل إلى هناك أول شيء في الصباح عندما تشعر بالنعاس والضباب؟ أو في حوالي الظهيرة عندما تكون كومة المهام على طبقك ساحقة رسميًا؟ أو حوالي الساعة 3 مساءً. عندما تكون جائعاً ، أنت متعب ، وزملائك في العمل (أو عائلتك) يتسببون في اضطراب؟ يمكنك استعادة السيطرة.

ملح خشن مثل ملح الكوشر

'يخبرني الناس أنهم بحاجة إلى إنجاز عملهم ، لكن [لا يمكنهم ذلك لأن] الناس يواصلون مقاطعتهم. الناس دائما سوف يقاطعك ، يشرح توماس. 'الطريقة الوحيدة التي يمكنك من خلالها التوقف عن المقاطعة هي إخبار الناس بالتوقف عن مقاطعتك لفترة من الوقت.'

كما قال توماس: الانتباه هو ترياق للإلهاء. بدلًا من السماح للمشتتات بالتحكم فيك ، تعرف على وكالتك الخاصة عليها. 'إن أهم طريقتين [للبدء] في التحكم في انتباهك هما التحكم في بيئتك وتقنيتك' ، كما تقول. إليك كيف.

تحكم في بيئتك

تتمثل إحدى طرق القيام بذلك في إنشاء إشارات تنقل للآخرين أنك تحاول الحفاظ على تركيزك. يمكن أن يكون علامة لا تزعج حرفيًا ؛ يمكن وضع سماعات الرأس أيضًا ؛ إذا كان لديك مكتب أو منطقة عمل منفصلة ، فمن الممكن أن تغلق الباب ؛ أو يمكن أن يكون كل ما سبق ، إذا كنت بحاجة. 'مهما كانت الإشارة ، كن صريحًا بشأنها - لا تتوقع أنه لمجرد أن لديك سماعات رأس بين الناس سيعرفون أن ذلك يعني عدم الإزعاج. يجب أن تخبرهم ، يصر توماس. 'عندما ترتفع إشارة' الرجاء عدم الإزعاج '، فهذا يعني أنك لا تزعجني إلا إذا كانت حالة طارئة حقًا. هذا مثال على التحكم في بيئتك. '

ليس من الواقعي أن نتوقع أن يكون لديك إشارة 'لا تزعجني' طوال اليوم ، لكن توماس يوصي بالتوقف عن التركيز بعمق لمدة 20 دقيقة كل ساعة على سبيل المثال ، أو لمدة 90 دقيقة أو نحو ذلك مرتين في اليوم. يوم. وتقول: 'إن التكرار والمدة أمران متروكان لك ، ويعتمد ذلك على طبيعة عملك أو مدى حاجة الأشخاص من حولك إليك'.

تحكم في التكنولوجيا الخاصة بك

بمجرد إنشاء بيئة خالية من الإلهاء ، فقد حان الوقت للتخلص من الإلهاء النهائي: جهازك. كل لافتة إخطار ، رقم ، نقطة ، بينج ، DM ، مصممة لجذب انتباهك. إنهم يقومون بعمل جيد أيضًا ، لكن لديك سيطرة أكثر مما تعتقد.

ينصح توماس بأن 'الخطوة الثانية للتحكم في بيئتك واهتمامك هي إغلاق بريدك الإلكتروني أو الدخول في وضع عدم الاتصال أو عدم الإزعاج'. نعم ، حتى لو كانت المهمة التي تعمل عليها هي البريد الإلكتروني.

'إذا كان لدي 50 [رسالة بريد إلكتروني] يجب أن أجيب عليها ، فإن الطريقة الوحيدة التي سأفعل بها ذلك هي إذا قمت بإيقاف وصول الرسائل الجديدة' ، كما تقول. 'وإلا فلن أتمكن من الوصول إلى الخمسين الحالية ، لأنني سأجيب على السؤال الأول وبعد ذلك سيكون هناك واحد جديد (وآخر جديد وجديد).' حوّل انتباهك إلى رسائل البريد الإلكتروني الجديدة فقط بعد لقد قمت بالرد على الرسائل الموجودة التي حددتها للإجابة.

كيفية تنظيف العملات المعدنية دون الإضرار بقيمتها

ثم قم بإخفاء هاتفك - و 'أي شيء آخر حولك يصدر رنينًا أو يصدر أصواتًا أو يهتز أو يلفت انتباهك بطريقة أخرى' ، كما يقول توماس. ضعها على وضع 'الرجاء عدم الإزعاج' ، صامتًا ووجهها لأسفل - أو أفضل ، بعيدًا عن الأنظار في مكان ما. 'تشير الدراسات إلى أن مجرد وجود الهاتف يشتت انتباهنا ، حتى لو كان مغلقًا ومواجهًا للأسفل.' (لا داعي للذعر ، يمكنك التحقق من الهاتف والبريد الإلكتروني ومحادثات Google و Twitter وكل شيء آخر عندما تنتهي فترة التركيز المحددة.)

إذا كنت شخصًا يحب ضوضاء في الخلفية ، كن حذرًا فيما تختار الاستماع إليه. قد تعتقد أن بودكاست ، المكتب تساعدك عمليات إعادة التشغيل أو موسيقى الراب على التركيز ، ولكن يمكن أن تفعل العكس.

'كل شخص مختلف ، لكن الدراسات تظهر أنه بشكل عام ، هذا يشتت الانتباه بشكل كبير. أكثر ما يصرف انتباه الناس هو صوت أصوات الآخرين ، 'يقول توماس. 'إذا كنت تريد الضوضاء حقًا ، فاجعلها ضوضاء: موسيقى كلاسيكية ، أو أصوات أمواج المحيط ، أو نقيق الصراصير ، أو طقطقة النار.'

قسّم المهام وحدد نقاط التوقف

عندما تقرر أن الوقت قد حان للقيام بمهمة ما ، وقمت بإزالة المقاطعات المحتملة ، قم بهذه المهمة ، 'إما حتى تنتهي أو حتى تصل إلى نقطة التوقف التي حددتها قبل أن تبدأ.' هذا هو المكان الذي يسير فيه الوقت والانتباه جنبًا إلى جنب.

إذا كانت مهمة واحدة كبيرة ، فقسّمها إلى أجزاء يمكن تحقيقها ، وسيكون إكمالها نقاط التوقف المحددة لك. ركز على كل منها باهتمامك الكامل حتى تنتهي. أو اضبط مؤقتًا وقرر أنك ستوجه كل انتباهك لإكمال ما تستطيع في هذا الإطار الزمني.

ابدأ في إصلاح العادات القديمة

هذه الخطوة تتعلق بممارسة العادات المذكورة أعلاه من أجل جعل تركيز انتباهك طبيعة ثانية.

'يسألني الناس كثيرًا ،' هل نحن مدمنون على أجهزتنا؟ ' أنا لست اختصاصيًا في علم النفس ، ولكن ما يمكنني قوله هو أن تقنيتنا تتسبب في تكوين العادات عن قصد '، كما يقول توماس. 'جميع التطبيقات الموجودة على هواتفنا ... مصممة لسرقة انتباهنا'.

أصبح التبديل من مهمة إلى مهمة أو الاستسلام لإغراء مسح الإشعار ، والتحقق من النص ، وتشغيل التلفزيون للحصول على ضوضاء في الخلفية - كلها أصبحت جزءًا من نسيج حياتنا اليومية. لقد تم تدريبنا بشكل أساسي على تشتيت انتباهنا عند كل منعطف. يعتقد توماس 'لقد اعتدنا على الإلهاء'.

من خلال التخفيف من عمليات تحويل الانتباه ، 'تعتاد أكثر على فترات طويلة من الوقت بدونها وتبدأ في بناء قدرتك على الاستمرار في التركيز لفترة أطول' ، كما تقول. تمامًا كما يؤدي الإلهاء إلى تضاؤل مدى انتباهك ، فإن التحكم في تلك المشتتات يزيد من مدى انتباهك. [في النهاية] ، بدلاً من التبديل كل بضع دقائق ، لديك قدرة أكبر على اختيار وقت التبديل. '

ويختتم توماس قائلاً: 'إن فشلنا في تحقيق الأشياء الأكثر أهمية بالنسبة لنا - وهي الطريقة التي أعرّف بها الإنتاجية - ليس لأننا لا نملك وقتًا كافيًا في اليوم'. 'نتصرف كما لو أننا عاجزون تمامًا عن كل الأشياء من حولنا ، بينما في الحقيقة ، لسنا كذلك. بالنسبة لي ، هذه هي الرسالة الأهم والأكثر شغفًا بها ... أريد حقًا أن يفهم الناس أنك تتحكم في انتباهك. حسنًا ، ربما لا يمكنك ذلك الآن ، لكن يمكنك ذلك '.

ذات صلة: تريد التوقف عن المماطلة؟ إليك 7 حيل مختلفة لتجربها الآن (ليس لاحقًا)