يعرف أي شخص غارق في ديون البريد الإلكتروني مدى الإجهاد الذي يمكن أن يكون مدينًا لشخص ما (أو الكثير من الأشخاص) برد. إنهم يعرفون أيضًا مدى صعوبة مواجهة الموسيقى ، وامتلاك التأخير ، والضغط على إرسال.

هل يستحق الاعتراف والاعتذار عن التأخير ، أو اللعب بشكل رائع والتصرف وكأنه لا شيء خاطئ؟ بعد فترة زمنية معينة ، هل يستحق الأمر الرد؟ قبل أن ترتكب أي ملف آداب البريد الإلكتروني faux pas ، اقرأ أكبر المهام التي يجب عليك تجنبها في الرد متأخرًا على رسالة بريد إلكتروني ، مباشرة من اثنين من خبراء الآداب (بالإضافة إلى بعض الردود النموذجية لتبدأ بها).

1. تعرف على ما إذا كنت متأخراً في الاستجابة أم لا.

حدد ما إذا كنت متأخرًا حقًا أو تشعر بالذنب ، كما تقول ديان جوتسمان ، خبيرة آداب السلوك الوطنية ، ومؤلفة كتاب الآداب الحديثة لحياة أفضل (9 دولارات أمريكية ؛ amazon.com ) ومؤسس مدرسة البروتوكول في تكساس. لديك نافذة 24 ساعة أو يوم عمل واحد للرد على بريد إلكتروني غير طارئ.

2. بالنسبة للجزء الأكبر ، الأمر يستحق الاعتذار.

يحدث ذلك ، يفوت الجميع المواعيد النهائية أو ينسون الرد - لا يضر أبدًا الاعتراف بذلك قبل المضي قدمًا. عندما يحدث هذا ، من الضروري تقديم اعتذار ، كما تقول جودي آر.سميث ، رئيسة استشارات آداب السلوك في Mannersmith ومؤلفة كتاب كتاب الآداب: دليل كامل للآداب الحديثة (10 دولارات أمريكية ؛ amazon.com ). اعتذر وادفع المحادثة إلى الأمام.

طرق ارتداء وشاح كبير

3. اجعلها قصيرة وفي صلب الموضوع.

الهدف من البريد الإلكتروني هو أن يكون سريعًا ومفيدًا وموجزًا. يقول جوتسمان إن هذه هي الطريقة التي يجب أن تتعامل بها مع الإشراف على عدم الاستجابة على الفور (عن قصد أو بغير قصد). لا داعي للشمع الشعري أو مشاركة TMI أو اختلاق الأعذار.

يقول سميث إن التفسيرات غالبًا ما تعيق الطريق. لا حاجة لخلق حكايات طويلة ، وبالتأكيد لا حاجة للحقيقة القبيحة.

إذا كنت ستضخ القليل من الشخصية فيه ، يقول جوتسمان أن تذهب بشيء بسيط: أنا آسف لعدم الرجوع إليك عاجلاً. كنت أبحث في طلبك وأغفلت عن غير قصد الرد على الفور. و اتركه هكذا.

كم عدد ضلوع ظهر الطفل لكل شخص

4. اختر كلماتك بحكمة.

بالطبع ، إذا كنت قريبًا من الشخص الآخر ، فستكون لهجة المحادثة غير الرسمية مناسبة. يقول Gottsman ردًا مثل ، يا إلهي ، أنا آسف جدًا لاستغرق وقت طويل للعودة إليك. رجائا أعطني! يعد أمرًا رائعًا لشخص قريب منك ، ولكن ربما لا يكون لتبادل البريد الإلكتروني الاحترافي مع رئيسك في العمل. أحد الحيوانات الأليفة التي يزعجها العديد من المديرين هو عندما يرد تقرير متأخرًا باستخدام عامية مثل ، My bad. يبدو أنه غير مخلص أو غير صادق. من الأفضل التمسك بأسلوب احترافي مجرب وصحيح ، أعتذر عن التأخير ، وسأكون أفضل في المضي قدمًا.

5. نعقد العزم على أن نكون أفضل.

إن الحصول على بريد إلكتروني بموعد نهائي للجلوس والجلوس في بريدك الوارد ليس أمرًا ممتعًا - كما أنه غير مريح بالنسبة للشخص الآخر. يقول جوتسمان ، اجعلها نقطة في المستقبل للإبلاغ عن رسائل البريد الإلكتروني المهمة حتى لا يتم التغاضي عنها. التسويف مع الاستجابة المتأخرة يجعل الموقف أكثر إزعاجًا.

كيفية أداء القرفصاء بشكل صحيح

عينة قليلة من رسائل البريد الإلكتروني ذات الاستجابة المتأخرة

إذا فاتك موعد نهائي مهم للعمل ، يقول سميث لامتلاكه ، فقل شكرًا لك على صبرهم:

رجاء، أعذر التأخر. نحن بصدد وضع اللمسات الأخيرة على المشروع الآن وسنوفر لك جميع المعلومات المطلوبة من قبل COB غدًا. شكرًا لك على الوقت الإضافي ، حيث تمكنا من الإجابة بشكل كامل على جميع أسئلتك ونتطلع إلى التحدث معك في الاجتماع الأسبوع المقبل.

إذا أرسل إليك شخص ما ملاحظة ودية بدون موعد نهائي ، ولكن هذا يعني ردًا مهذبًا ، يقترح Gottsman:

شكرا لك على بريدك الإلكتروني اللطيف بخصوص ترقيتي الأخيرة. كنت أقوم بنقل المكاتب في الأيام القليلة الماضية وقد ابتعد الوقت عني. أتطلع إلى اللحاق بك في خلاط الأسبوع المقبل.

إذا كنت تماما غاب عن الموعد النهائي للرد على الدعوة يقول سميث ، اجعل مسؤوليتك قصيرة ولطيفة وركز بدلاً من ذلك على الحدث.

يؤسفني جدًا أن فاتك تاريخ الرد على الدعوة ، بالطبع سنكون في هذا الحدث الخاص بك. لدي بالفعل ثوبي وزوجي يخطط لارتداء حذاء الرقص.

يمكن أن تقدم ايكيا في يوم محدد

إذا تلقيت أخبارًا سيئة من صديق أو قريب وأرجأت الرد ، فإن سميث يحب هذا الأسلوب اللطيف:

جاء بريدك الإلكتروني بمثابة مفاجأة كاملة وأردت الانتظار حتى أحصل على لحظة هادئة للرد فعلاً. يجب أن يكون هذا وقتًا صعبًا للغاية ...

الوقت الوحيد المناسب لعدم الرد

إذا كان البريد الإلكتروني شيئًا لا تهتم به (فكر في: طلبات جماعية) ، أو من شخص تفضل حظره ، فاضغط على 'حذف' ولا تفكر مرتين ، كما يقول جوتسمان.

ذات صلة: كل ما يجب عليك (ولا يجب عليك) تضمينه في بريد إلكتروني خارج المكتب