قدم ملاحظاتك بسرعة ولكن ليس على الفور.
لا تنتظر المراجعة السنوية لاستيضاح مجالات التحسين. اجذب الانتباه إلى المشكلات بسرعة حتى تكون التفاصيل جديدة في أذهانك. يوم بعد الحادث هو المكان الجميل. قضاء القليل من الوقت يهدئ المشاعر الساخنة ويتيح لك الاستعداد والتفكير في كلماتك. في الوقت الحالي ، سيكون لدى كلا الطرفين رد فعل أقوى وأقل فائدة ، كما تقول جينيفر بورتر ، الشريك الإداري في مجموعة الزفاف ، شركة تطوير القيادة والفريق. يجب أن تغطي المراجعات السنوية أو الفصلية الأهداف وتركز على التعليقات المستقبلية - على سبيل المثال ، ما يحتاج الشخص إلى القيام به أكثر أو أقل من أجل التقدم في حياته المهنية (إذا كنت ستصبح أكثر كفاءة في تحليلات البيانات ، يمكنني أن أراك تقفز إلى المرحلة التالية).

تذكر نيتك.
فكر في سبب رغبتك في مشاركة التعليقات في المقام الأول. يقول بورتر إنك تفعل هذا لأنك تريد مساعدة الشخص على النجاح. في ذلك الوقت ، قد يبدو الأمر أقل إحسانًا من ذلك - قد تعتقد أنك بحاجة فقط إلى كبح العادات السيئة أو إصلاح العمل غير المتقن - ولكن أي نوع من التعليقات يساعد فريقك على التعلم والنمو. أنت أيضًا تريد كسب ثقتهم. يقول فريان بيليموريا ، مدير عمليات الأفراد في سكيل شير ، مجتمع التعلم عبر الإنترنت. أثناء المحادثة ، عبر عن نيتك. قل ، أنا أخبرك بهذا لأنني أهتم بك ، وأريدك أن تكون فعالاً قدر الإمكان.

فكر في المحتوى وليس التسليم.
يقول بورتر إن العديد من المديرين قلقون بشأن الكيفية التي سيخففون بها الضربة بدلاً مما سيقولونه. تشير إلى أن هذا يشبه التحضير لإلقاء خطاب والتركيز على ما سترتديه بدلاً من محتوى العرض التقديمي. اسأل نفسك ، ما هي رسالتي الأساسية؟ ما الذي أتمنى أن يخرجه هذا الشخص من المحادثة؟ ماذا أريد أن يحدث بعد ذلك؟ اكتب ما ستقوله وتدرب عليه أثناء الاستحمام أو على زميل عمل موثوق به. ركز على السلوك أو الفعل ، بدلاً من مناقشة المشاعر ، وقدم أمثلة ملموسة ، كما لاحظت أنك قاطعت الأشخاص ست مرات في ذلك الاجتماع (مقابل أنك كنت وقحًا مع زملائك في العمل).

ذات صلة: إليك بالضبط كيفية الحصول على جدول مرن في العمل

ابدأ بسؤال.
يجب أن تكون المناقشة حوارًا وليس مونولوجًا. قل ، أود إجراء محادثة معك لمشاركة بعض التعليقات. هل هذا جيد؟ يقول بورتر إنه من الطبيعة البشرية أن تقول نعم ، ولكن من خلال طلب الإذن ، يمكنك تقوية العلاقة. تكتيك آخر: اجعل الشخص الآخر يقود المحادثة. قل ، أود أن أتحدث إليكم عن ذلك x . ما رأيك سارت بشكل جيد؟ ما رأيك لا؟ امنح موظفك وقتًا للرد. يقول فران هاوزر ، مؤلف كتاب 'في كثير من الحالات ، إنهم يعرفون بالفعل أوجه القصور لديهم' أسطورة الفتاة الجميلة (16 دولارًا أمريكيًا ؛ amazon.com ). عندما تقوم بتأطير المحادثة على أنها تعاون بدلاً من نقد ، فإن اللهجة تكون أكثر دعمًا.

استخدم كلمات أقل.
أن تكون محددة قدر الإمكان. العبارات المبهمة أو المبتذلة (تحتاج إلى العمل على تواجدك التنفيذي) أو التعليقات المغلفة بالسكر مربكة للمستمع ، مما يزيد من احتمالية فقدانه لوجهة نظرك تمامًا. إذا كنت تستخدم 100 كلمة لتقول أن شخصًا ما فاته موعدًا نهائيًا ، فأنت تفرط في التوضيح ، كما يقول بورتر. وبمجرد تحميلك على الكلمات الحشو والمخففات (أعلم أنك مرهق) ، تبدأ التعليقات في الشعور بالشخصية ويمكن أن يتسلل التحيز إلى الداخل ، كما يقول بيليموريا. بدلاً من ذلك ، توصل إلى النقطة واذكر ما لاحظته. لنفترض ، لقد لاحظت أننا فاتنا الموعد النهائي للتقريرين الأخيرين. ماذا حدث؟

لا تخفف من حدة رسالتك.
قد تكون العادة الشائعة المتمثلة في حشر ردود الفعل السلبية بين شريحتين من المديح غريزية ، لكنها واحدة من أكبر الأخطاء التي يرتكبها المديرون ، كما يقول بيليموريا. يخفي إخفاء التعليقات داخل مجاملات رميّة القوة من كلماتك. يرى الناس ذلك قادمًا ؛ ثم سيرفضون الإيجابي ، وينتظرون السلبية ، ولن يثقوا بما لديك لتقوله ، كما يقول بورتر. ما يمكنك فعله لتكون لطيفًا ولكن مباشرًا: عبر عن ردود الفعل بشكل إيجابي ، كما يقول هاوزر. لنفترض أن الكثير يسير على ما يرام ، لكن لدي ملاحظات بناءة حول بعض الأشياء التي تحتاج إلى تحسين ، أو لدي بعض النصائح التي قد تساعدك.

ذات صلة: تعامل مع صندوق الوارد الخاص بك للأبد باستخدام نصائح إدارة البريد الإلكتروني هذه من محترف

قدم السياق.
لماذا تهتم إذا قام أحدهم بتسليم العمل متأخرًا؟ أو لا يتم تنسيق العروض التقديمية بشكل مثالي؟ قد تكون الإجابات واضحة لك ، ولكن يحتاج الموظف إلى فهم السبب وراء ملاحظاتك. حاول وضع ملاحظات محددة داخل الصورة الأكبر - على سبيل المثال ، عندما يتأخر قسمنا في العمل ، فإنه يؤثر على الفرق الأخرى أيضًا ، أو عندما تبدو أموالك المالية غير متوافقة ، يمكن أن يؤدي ذلك إلى عدم ثقة الأشخاص في أرقامك. يقول هاوسر إن شرح سبب أهمية ملاحظاتك يمكن أن يسهل إيصالها وسماعها.

كن متعاطفا.
من الصعب تلقي التعليقات النقدية. لا يهم مدى مهارتك في تقديم التعليقات. يقول بورتر إنه ما زال يلدغ. لا تكن قاسيًا أكثر من اللازم ، واستمع إلى وجهة نظر الشخص الآخر ، وكن هادئًا. أيضًا ، تجنب الكلمة التي تريدها إذا استطعت. يقول هاوسر إن اختيارات الكلمات الدقيقة يمكن أن تجعل المحادثة تبدو وكأنها حوار وليس هجومًا. على سبيل المثال ، بدلاً من القول ، هذا ما أعتقد أنه كان بإمكانك القيام به بشكل مختلف ، قل ، هذا ما أعتقد أنه كان من الممكن القيام به بشكل مختلف.

افعل ذلك وجهًا لوجه.
يقول هاوسر إن توصيل الأخبار الصعبة عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف أمر مغري ، لكن الاجتماع شخصيًا (أو عبر Skype أو FaceTime) أكثر فعالية. يسمح لك بقراءة الإشارات غير اللفظية والنوايا العاطفية لبعضكما البعض. يقول هاوزر إن المواجهة هي الطريقة الوحيدة لضمان أن يشعر الشخص الآخر بتعاطفك. أيضًا ، إذا لم تتمكن من رؤية موظفك ، فسيكون من الصعب تمييز ما إذا كان منزعجًا أو حتى منتبهًا لما تقوله. يقول هاوسر: اجلس مستقيماً وحافظ على التواصل البصري ، مهما كان الأمر صعبًا.

لديك خطة متابعة.
اختتم المحادثة بمناقشة الخطوات التالية. اسأل كيف يمكنك أن تكون مفيدًا وقرر معًا متى يجب عليك التحدث مرة أخرى (بعد أيام أو أسابيع أو أشهر ، حسب المشكلة). ثم تحقق بعد يوم أو يومين لترى كيف يشعر الشخص الآخر. يقول بورتر إنه من الطبيعي أن يبتعد متلقي الملاحظات عن المحادثة قليلاً ، حتى لو كانت مثمرة. تقول بيليموريا ، عليك أن تمنح الناس وقتًا للمعالجة. مفتاح العلاقات القوية هو التكرار. عندما تفعل ذلك ، ستكسب الثقة ، مما سيجعل مشاركة التعليقات أسهل في المرة القادمة.

تذكر أن تمدح كثيرًا أيضًا.
اجعل تقديم التعليقات الإيجابية جزءًا من روتينك - لا تضغط عليه فقط في محادثات غير سارة. الهدف ليس مجرد استرضاء الناس أو منحهم كأسًا ؛ ردود الفعل الإيجابية هي أداة تطوير مهني. بادئ ذي بدء ، إنه بناء - من المفيد للأشخاص معرفة ما يقومون به بشكل جيد حتى يتمكنوا من الاستمرار في القيام بذلك ثانيًا ، يساعد في إنشاء ثقافة أكثر انفتاحًا وتسامحًا مع التعليقات ، كما يقول بورتر. كن محددًا هنا أيضًا. لنفترض أن الطريقة التي تعاملت بها مع هذا التحدي تعجبني حقًا ، أو أقدر أنك تحدثت مع الأقسام الأخرى للحصول على تأييدهم. وأقولها كثيرًا. يقول هاوزر: لكل جزء من النقد ، يجب أن تمدح خمس مرات على الأقل. يؤدي هذا إلى وصول الأشخاص إلى مكان يتوقون فيه إلى الحصول على تعليقات.