حدد ما يجب تفويضه

صفر في المهام التي تساعد حياتك المهنية. أولاً ، خذ 15 دقيقة لكتابة قائمة مهام شاملة. هذا يسمح لك بتصفية ذهنك وتحويل تركيزك إلى العمل ، كما يقول تيفاني دوفو ، مؤلف كتاب إسقاط الكرة: تحقيق المزيد من خلال القيام بأقل من ذلك . قم بتقييم كل مهمة مقابل الصورة الأكبر: ما الذي سيؤدي حقًا إلى نجاح المشروع أو يساعدك في الحصول على ترقية؟ بدّل نظرتك من 'ما الذي يجب أن يحدث اليوم؟' إلى 'ما الذي أحاول تحقيقه؟' ينصح Dufu.

حدد وقتك. لا يوجد سوى 24 ساعة في اليوم - وتحتاج إلى النوم. ستجعلك رؤية قائمة مهامك الكاملة تفكر ، متى سأفعل كل هذا بالفعل؟ تقول ماري جين نيردلينجر ، مساعدة مدير بلدة تشابل هيل بولاية نورث كارولينا. أجب عن هذا السؤال باستخدام التقويم الخاص بك لتخطيط وجدولة المهام الخاصة بك - مع الأخذ في الاعتبار الوقت لتحضير الدماغ وتناول الطعام والتحقق من البريد الإلكتروني - تمامًا كما تفعل مع الاجتماع ، كما تقول. اترك تلك الكتل الزمنية أيضًا. يقول دوفو: إننا نميل إلى التقليل من الوقت الذي يستغرقه إنجاز الأمور. ستدرك سريعًا أنه لا يمكنك أن تتلاءم إلا كثيرًا. يقول نيردلينجر ، إذا كان هناك شيء لا يزال يمثل أولوية ، فسيتعين عليك العثور على شخص آخر للقيام بذلك.

حدد أولويات المهام التي لا يمكن لأحد سواك القيام بها. هذه ليست أشياء يمكنك بالضرورة القيام بها بشكل أفضل ؛ يقول دوفو إنها أشياء لا تمتلك سواك المهارات أو الشبكات أو الفطنة السياسية للتعامل معها. قد تكون الشخص الوحيد الذي يمكنه إلقاء الخطاب ، ولكن يمكنك طلب المساعدة في إعداد شرائح العرض التقديمي ، كما تقول. احتفظ بكل ما يتطلب وجهة نظرك المميزة. لن أفوض أبدًا أي شيء يتطلب أصالة حقيقية ، مثل صوتي في كتابتي أو التحكم في قائمتي ، كما تقول فيفيان هوارد ، طاهية في كينستون ، نورث كارولينا ، ومؤلفة كتاب الطبخ الجذور العميقة . تجنب تفويض المهام التي تستمتع بها حقًا ، مهما كانت تافهة. يقول نيردلينجر إن هؤلاء يساهمون في سعادتك الوظيفية بشكل عام. ربما تحب حجز رحلات العمل الخاصة بك (وأنت صعب الإرضاء بشأن التوقفات المؤقتة).

التعيين الفعال

اكتشف القوة الخارقة للجميع. خذ الوقت الكافي للتعرف بشكل أفضل على زملائك في الفريق ومهاراتهم الفريدة. كل ممرضة لديها سمة فردية رائعة ، سواء كانت تلك هي إزالة الغموض عن المصطلحات الطبية للمرضى أو كونها أفضل سحب دم ، كما تقول ممرضة الطب النفسي السابقة إليزابيث سكالا ، مؤلفة كتاب توقف ممرضة الإرهاق . بمجرد العثور على خبير PowerPoint أو محترف الاتصال البارد ، يصبح من الأسهل تكليف الشخص بمهمة التوقيع هذه.

حدد فرص النمو. امنح الجميع فرصة للتألق. التفويض ليس عنك فقط. يقول نيردلينجر إن الأمر يتعلق بتمكين الأشخاص من النمو وتجربة شيء جديد. إذا كنت لا تستطيع التوقف عن الانشغال لفترة كافية للتفويض ، فأنت تعيق فريقك. اسأل نفسك ، من يمكنه حقًا الاستفادة من هذه التجربة أو هذا التحدي؟ تقول لورا فاندركام ، مؤلفة كتاب أنا أعرف كيف تفعل ذلك . إذا كان هناك شخص ما سيتعلم من التعامل مع قسم جديد ، فأرسله إلى اجتماع في مكانك.

اطلب متطوعين. أحيانًا نكون غارقين في انشغالنا لدرجة أننا لا نتراجع ونرى من حولك للمساعدة ، كما يقول نيردلينجر. إنها توصي بالقول لفريقك ، إنني أشعر بالإرهاق. هل هناك أي شيء تلاحظني أفعله وتعتقد أنه يمكنك المساعدة فيه؟ يقول نيردلينجر إن الناس يحبون أن يكونوا متعاونين: فهذا يجعلهم يشعرون بالتقدير. بصفتها منسق المتطوعين في Habitat for Humanity في نوكسفيل بولاية تينيسي ، تطلب ترينيتي إدغار التعليقات وتسأل المتطوعين عن المهمة التي يرغبون في القيام بها. نريد أن نتأكد من أنهم مرتاحون مع دفعهم لتوسيع مستوى راحتهم ، كما تقول.

مندوب في جميع الاتجاهات ، بما في ذلك ما يصل. أحيانًا يكون النظير هو أفضل شخص للوظيفة التي تقوم بها ؛ في بعض الأحيان ، يمكن للمدير تنفيذ مهمة تستغرق ساعات من خلال مكالمة واحدة. دع الشخص يعرف أن خبرته أو مشاركته ستؤدي إلى فوز الشركة. كن على دراية بلغتك ، كما تقول ليندسي بولاك ، مؤلفة كتاب أصبح الرئيس . استخدم كلمة الدعم أو المساعدة أو التوجيه بدلاً من التفويض. بالنسبة لزميل ، يقترح دوفو القول ، يمكنني حقًا استخدام دعمك لحل هذه المشكلة. هل يمكنك حضور هذه الاجتماعات الثلاثة مكاني وتقديم رؤيتك القوية؟ بالنسبة للمدير ، على سبيل المثال ، سيؤدي توليك لهذين الأمرين إلى إزالة بعض الحواجز الضخمة أمام المشروع. أنت لا تقوم بنقل المهام من صحنك ؛ أنت تعبر عما يجب القيام به لضرب هذه المهمة خارج الملعب.

قم بتوصيل المهمة

ضع توقعات واضحة. الوضوح أمر حيوي عند تفويض أي مهمة. اشرح بالضبط ما تحتاجه ووافق على المخرجات ، كما تقول ستايسي براون فيلبوت ، الرئيس التنفيذي لشركة TaskRabbit. كن محددًا (هل يعني ASAP غدًا أم بحلول الساعة 5 مساءً اليوم؟) ولا تفترض أن شخصًا ما سيقوم بالمهمة بالطريقة التي تفعلها بشكل طبيعي. يقول بولاك إن الأجيال المختلفة تستخدم أدوات مختلفة. إذا كنت تريد أن يكتب شخص ما رسالة شكر بدلاً من إرسال بريد إلكتروني ، فقل ذلك بالضبط.

أظهر ، لا تقل. اشرح كيف يبدو النجاح. يقول بولاك إن الاستماع إلى مكالمة مبيعات والاستماع إلى ما تقوله بالضبط وكيف تستجيب هو تدريب أفضل من أي نص. أو أعط زميلك في العمل خمسة أمثلة على شكل التميز وأمثلة على ما لا يجب فعله. يقول سكالا ، بعد أن ظل لك هذا الشخص لبعض الوقت ، كن حاضرًا واسأل ، هل تشعر بالراحة الآن للقيام بذلك بنفسك؟

أعلن عن الجانب الإيجابي لكل مهمة. لنكن صادقين: قلة من الناس تسعدهم فكرة حجز غرفة اجتماعات أو تنظيم غرفة توريد. حتى لو لم يكن طلبك مثيرًا ، فعبّر عنه بحماس. يقول دوفو إن الناس جائعون للتعلم ومتلهفون للمساعدة عندما يتم طرح السؤال كفرصة. على سبيل المثال ، إذا كنت بحاجة إلى شخص ما لتدوين الملاحظات في اجتماع تنفيذي ، على سبيل المثال ، هذا الاجتماع هو فرصة لك للحصول على نافذة على سياسات هذه الشركة. أحب أن تحضر وتدوين الملاحظات. يضيف هوارد تذكيرًا: كونك مفوضًا ليس دكتاتورًا. كن لطيفا حيال ذلك.

تقييم ما إذا كان يعمل

قرر كيف ستقوم بتسجيل الوصول. بمجرد نقل الملكية ، حدد كيفية الحصول على التحديثات. يقول Nirdlinger: ضع شيئًا يناسب كل من شخصيتك. أنشئ جدولًا زمنيًا وكن محددًا بشأن ما تتوقعه في كل نقطة تفتيش ، كما يقول براون فيلبوت.

استكشاف الأخطاء وإصلاحها معًا. إذا كان التفويض لا يسير على ما يرام ، فكن صريحًا بشأن ما لا يعمل. اطرح سلسلة من الأسئلة الصادقة: هل لديك كل المعلومات التي تحتاجها؟ هل تحتاج الى تدريب؟ هل هذا شيء تشعر بالراحة عند القيام به؟ شارك في الحل لتحويل المحادثة من دفاعي إلى تكتيكي ، كما يقول نيردلينجر.

لفة معها. بين الحين والآخر ، عليك فقط تقديم تنازلات. يقول هوارد أحيانًا لا أستطيع التعبير عن رؤيتي بطريقة مفهومة. يجب أن تكون منفتحًا على طريقة الآخرين في القيام بالأشياء وإجراء التعديلات على طول الطريق. حتى لو لم يتم تنفيذ المهمة على أكمل وجه ، إذا أعطتك الوقت للتركيز على مشروع مهم آخر أو المغادرة مبكرًا بما يكفي للذهاب إلى صالة الألعاب الرياضية أو الالتحاق بالأطفال ، فهذا فوز مؤكد.