كيفية تخزين وتنظيم المستندات المهمة في المنزل

حتى خزانة الملفات الأكثر فوضى والأكثر اكتظاظًا بالوثائق الشخصية يمكن معالجتها عند التقديم — تحتاج فقط إلى بعض الوقت والصبر واستراتيجية تخزين ورق قوية. سواء كنت حديثي التخرج من المدرسة وتبلغ من العمر لأول مرة ، أو تعيش في منزل يضم أطفالًا ، لكل منهم مجموعة من المستندات الشخصية المهمة ، فأنت بحاجة إلى نظام تخزين ورق مدى الحياة يمكن أن يساعدك في فرز كل شيء من مطالبات التأمين إلى بيانات بطاقة الائتمان. إليك كيفية تسهيل عملية البحث عن المستندات المهمة وحفظها في المنزل قدر الإمكان.

مقاسات الخواتم الرجالية مقارنة بالنساء

ذات صلة: كيفية استبدال (وتخزين) المستندات الحاسمة

1. ترتيب الأكوام

ابدأ بفرز أوراقك إلى فئات (منزلية ، مدرسة ، حيوانات أليفة). تمزيق المستندات القديمة أو غير الضرورية التي تحتوي على معلومات شخصية ، مثل اسمك وعنوانك وخاصة رقم الضمان الاجتماعي أو بطاقة الائتمان. يمكن إعادة تدوير المستندات الأقل حساسية.

2. فرز بسهولة

أنشئ ملصقات تحتوي على فئات الصورة الكبيرة المدرجة أولاً ، متبوعة بأوصاف أضيق (Medical: Julie or Taxes: 2017). استخدم مجلدات manila مع جميع علامات التبويب اليمنى أو اليسرى - فهي أسرع في التنقل خلالها من علامات التبويب ذات المواضع المتنوعة - وترتيبها أبجديًا.

3. الحجم المناسب

حدد مقدار مساحة التخزين التي تحتاجها. إذا كنت تحتفظ بمعظم ملفاتك رقميًا ، على سبيل المثال ، فلا تستخدم خزانة ملفات كبيرة. إنها مضيعة للمساحة ، وقد تميل إلى ملؤها بالملفات التي لا تحتاجها أو العناصر التي لا تنتمي إلى خزانة الملفات. بدلاً من ذلك ، اختر مربع ملفات سطح المكتب.

الحد الأدنى لسن البقاء في المنزل بمفرده

4. النظر في التردد

تعد أماكن التخزين البعيدة (فكر في الرفوف العالية في الخزانات الأقل استخدامًا) أماكن مثالية لأرشفة الملفات مثل الإقرارات الضريبية وكشوف الحسابات المصرفية. احجز مواقع يسهل الوصول إليها للعناصر التي تحتاجها بشكل منتظم ، مثل النماذج والوصفات المدرسية.

5. إنشاء منصة هبوط

قم بإعداد منطقة إسقاط يومية في منطقة ذات حركة مرور عالية ، مثل المطبخ ، للبريد الوارد والأعمال الورقية. تعيين بقعة واحدة سيمنع تراكم الأكوام في جميع أنحاء المنزل. سيوفر صندوق الوارد أو سلة مثبتة على الحائط المساحة وتجعل الأمر واضحًا عندما تفيض العناصر وتحتاج إلى التعامل معها. قم بتصفية البريد غير الهام وورق التعبئة قبل إضافة أي شيء إلى منطقة الإسقاط. عالج العناصر التي تصل هنا مرتين على الأقل في الأسبوع ، ثم قم بإعادة تدويرها أو حفظها.

6. إبقائها نظيفة

قم بمسح كبير للملفات التي يتم الوصول إليها بانتظام كل ثلاثة إلى ستة أشهر. أرشفة أو مزق المستندات التي لم تعد ذات صلة. يجب الاحتفاظ بالإقرارات الضريبية والمستندات المتعلقة بالإصلاحات المنزلية لمدة ثلاث سنوات على الأقل.

المكافأة: عدم استخدام الورق

من الواضح أن تنظيم المستندات رقميًا يطرح تحديات أقل تتعلق بالمساحة ، ويمكن أن تساعدك أداة البحث بجهاز الكمبيوتر في العثور على ما تبحث عنه بالضبط. اتبع نفس الإرشادات الخاصة بالملصقات الرقمية مثل الملصقات المادية. انسخ الملفات احتياطيًا على محرك أقراص ثابت خارجي ، أو استخدم خدمة التخزين السحابي ، مثل Google Drive. ال Evernote Scannable التطبيق (مجاني ؛ دائرة الرقابة الداخلية ) يساعدك على تحويل الملفات الورقية إلى ملفات رقمية بسرعة.