الخطوة 1: إرم الإيصالات التي تم التحقق منها وقسائم الصرف الآلي

يمكن تقسيم جميع أوراقك المالية تقريبًا إلى ثلاث فئات: السجلات التي تحتاج إلى الاحتفاظ بها فقط للسنة التقويمية أو أقل ، والأوراق التي تحتاج إلى حفظها لمدة سبع سنوات (النافذة النموذجية التي قد يتم خلالها تدقيق إقرارك الضريبي) ، والأوراق التي يجب عليك التمسك بها إلى أجل غير مسمى.

على سبيل المثال ، هل تحتاج حقًا إلى حفظ جميع إيصالات السحب من أجهزة الصراف الآلي؟ لا. بمجرد التحقق من المعلومات كما تظهر في حسابك على الإنترنت أو في كشف حسابك الشهري ، يمكنك التخلص من قسيمة ماكينة الصراف الآلي. وينطبق الشيء نفسه على قسائم الإيداع وإيصالات بطاقات الائتمان. لا تحتفظ بإيصالات المبيعات للمشتريات الصغيرة بعد استخدامك للمنتج بشكل مُرضٍ عدة مرات أو انتهاء صلاحية الضمان. احتفظ بإيصالات المشتريات الرئيسية (أي عنصر تتجاوز تكلفة استبداله المبلغ المقتطع على تأمين مالكي المنازل أو المستأجرين).

بعد فترة وجيزة من نهاية السنة التقويمية ، من المحتمل أن تكون قادرًا على التخلص (أو تمزيقها بأمان أكبر) عددًا كبيرًا من الأوراق الإضافية ، بما في ذلك كعب راتبك وبطاقة الائتمان الشهرية وكشوف الرهن العقاري وفواتير الخدمات (إذا لم تكن كذلك) اللازمة لخصم الأعمال) ، وتقارير شهرية أو ربع سنوية من شركات الوساطة وصناديق الاستثمار المشترك عن العام السابق.

يقول إد سلوت ، محاسب قانوني معتمد في مركز روكفيل ، نيويورك: 'عادةً ما يتم سرد نشاط العام بأكمله بالتفصيل في بيان نهاية العام النهائي ، مما يجعل كل عبارة أخرى زائدة عن الحاجة'. كعب راتبك النهائي ونموذج W-2 ، على سبيل المثال ، قم بتوثيق جميع أرباحك للسنة إذا كنت تعمل لدى شخص آخر ؛ إذا كنت تعمل لحسابك الخاص ، فإن استمارات 1099 الخاصة بك تفعل الشيء نفسه بالنسبة لك. وبالمثل ، ترسل معظم شركات الاستثمار وبعض جهات إصدار بطاقات الائتمان بيانات شاملة في يناير. يقول Slott: 'احتفظ بالتحديثات الشهرية حتى توفق بينها وبين ملخصات نهاية العام'.

الخطوة الثانية: تمسك بالبيانات النهائية لمدة تصل إلى سبع سنوات

ومع ذلك ، ستحتاج إلى الاحتفاظ بكشوفات بطاقة الائتمان النهائية هذه ، جنبًا إلى جنب مع W-2s و 1099s ، لمدة ثلاث سنوات على الأقل ، ويفضل لمدة سبع سنوات. أمام دائرة الإيرادات الداخلية ما يصل إلى ثلاث سنوات من تاريخ تقديم إقرارك الضريبي لفحصه بحثًا عن الأخطاء وطالما ست سنوات لإجراء تدقيق إذا كان هناك سبب للشك في أنك قللت من الإبلاغ عن إجمالي دخلك بنسبة 25 في المائة أو أكثر. (لا يوجد قانون تقادم لأي شخص ارتكب الاحتيال عن عمد.) في الواقع ، ستحتاج إلى الاحتفاظ بأي أوراق تدعم عودتك حتى يتم إغلاق نافذة التدقيق هذه. من بين المستندات الإضافية التي يجب عليك الاحتفاظ بها: الشيكات والإيصالات الملغاة لجميع مصاريف الأعمال القابلة للخصم (مثل تلك المتعلقة بالترفيه ، ومعدات المكاتب المنزلية ، والمستحقات المهنية) ، ومساهمات حساب التقاعد ، والتبرعات الخيرية ، وفواتير رعاية الأطفال ، والفواتير الخارجية - المصاريف الطبية الجيبية والنفقة وفوائد الرهن العقاري ومدفوعات ضريبة الأملاك.

ما لم تكن قد قدمت إقرارًا كاذبًا عن قصد ، يمكنك التخلص من هذه المستندات الداعمة بعد ثلاث إلى سبع سنوات ، اعتمادًا على مدى وضوح وضعك الضريبي.

لكن لا تتخلص من الإقرارات الضريبية الفعلية أو ملخصات نهاية العام لحسابات الاستثمار الخاصة بك ، حتى بعد اختفاء فرص التدقيق. لا تشغل هذه المستندات مساحة كبيرة ويمكن أن تكون مفيدة جدًا للتخطيط المالي المستقبلي.

لأغراض التأمين ، سترغب أيضًا في الاحتفاظ بإيصالات المشتريات والإيصالات الرئيسية التي توضح المبلغ الذي دفعته مقابل تحسينات المنزل إلى أجل غير مسمى ، لإرضاء المشترين المحتملين ولتقليل ضرائب أرباح رأس المال المحتملة عند بيع منزلك. من المهم للغاية الاحتفاظ بقسائم التأكيد التي توضح تعيينات المستفيدين وسعر شراء الأسهم والصناديق المشتركة وأي استثمارات أخرى تمتلكها ؛ تمسك بهذه السجلات إلى أجل غير مسمى لأنه في يوم من الأيام ، كما يقول Slott ، 'سيتعين عليك أنت أو ورثتك أن تعرف بالضبط المبلغ الذي دفعته لتحديد الربح من استثمارك لأغراض ضريبية.

الخطوة 3: امنح أوراقك منزلاً

إذا كان لديك غرفة أو ركن احتياطي يمكنك تعيينه كمكان تتعامل فيه مع الأعمال الورقية ، فهذا رائع ؛ إذا لم يكن الأمر كذلك ، فإن الدرج أو الخزانة أو الخزانة حيث يمكنك تخزين الفواتير والسجلات الحالية ، الموجودة بالقرب من طاولة يمكنك كتابة الشيكات عليها ، سيفي بالغرض. بالنسبة للإمدادات ، ستجد مجلدات أو أظرف مانيلا ستكون مفيدة لحفظ الأوراق ، وكذلك خزانة ملفات أو صندوق من الورق المقوى لحفظ السجلات.

احتفظ بالوصايا وشهادات الميلاد والزواج وبوالص التأمين وسندات الملكية والسجلات الدائمة الأخرى في مكان آمن ولكن يسهل الوصول إليه بالقرب من مستنداتك المالية الأخرى ، حتى تتمكن أنت ورثتك دائمًا من الوصول إليهم بسرعة ، إذا احتاجوا إلى ذلك .

الخطوة 4: كن منهجيًا

ضع خطة لمعالجة كل الورق. اختر مكانًا ستضع فيه الفواتير - على سبيل المثال ، مغلف مانيلا ، أو درج ، أو صندوق بلاستيكي أو فارز - وألقِ بكل مظروف عند وصوله في البريد. بعد ذلك ، عندما تجلس لدفع فواتيرك ، سيكون لديك كل الأوراق التي تحتاجها في مكان واحد.

الآن هذا هو المفتاح: بمجرد دفع الفاتورة أو التحقق من البيان ، قم بتقديمه على الفور. تقول باولا بوير كينيدي ، المخططة المالية في مكتب إرنست آند يونغ في مينيابوليس: 'يجب أن يكون هدفك هو لمس قطعة من الورق عدة مرات قدر الإمكان ، بدلاً من خلطها من كومة إلى كومة'. إذا قمت بوضع الفاتورة في الدرج مرة أخرى بعد دفعها ، فسوف تجد أصدقاء ، وسوف يتزاوجون وينتجون ذرية. قريبًا جدًا ، ستحصل على قمامة حقيقية.

مرة أخرى ، كل ما تحتاجه هو نظام ملفات بدائي للغاية. إن أبسط طريقة هي رمي كل ما يتعلق بالضرائب في وعاء واحد بمجرد الانتهاء من ذلك - درج أو خزانة ملفات أو ملف أكورديون ورقي أو حتى صندوق أحذية سيفي بالغرض. بهذه الطريقة ، عندما تكون مستعدًا لملء إقرارك الضريبي ، سيكون لديك كل الأوراق التي تحتاجها في متناول يدك. بدلاً من ذلك ، يمكنك إعداد نظام أكثر تنظيماً قليلاً في البداية ، مع مجلدات ملفات منفصلة للفئات الرئيسية في حياتك. يمكنك ، على سبيل المثال ، تصنيف مجلداتك حسب نوع الحساب (بيانات بطاقة الائتمان ، وبيانات الوساطة ، وفواتير الخدمات ، وما إلى ذلك) أو حسب فئة الضرائب (نفقات الأعمال القابلة للخصم ، والمساهمات الخيرية ، وما إلى ذلك) أو حسب الهدف المالي ( السكن ، التقاعد ، صندوق الكلية ، إلخ). قد يستغرق هذا مزيدًا من الوقت في البداية ، ولكنه سيوفر الوقت على المدى الطويل.

الخطوة 5: معالجة Backlog

بمجرد أن يكون لديك نظام ، لا يزال عليك التعامل مع جميع الأكوام التي تراكمت لديك بالفعل. بدلاً من إطلاق عملية إعادة تنظيم ضخمة ، ابدأ بالفرز عبر كومة صغيرة في كل مرة. يمكنك تخصيص نصف ساعة يوميًا لتصفح الصحف القديمة ، ربما أثناء مشاهدة الأخبار أو الاستماع إلى الموسيقى.

ستندهش من الاختلاف الذي تحدثه المنظمة الصغيرة. تقول ستيفاني دينتون ، وهي منظمة محترفة في مدينة سينسيناتي: 'لا يدرك الناس المبلغ الذي يدفعونه نتيجة وجود فوضى في أوراقهم المالية - رسوم بطاقة ائتمان متأخرة هنا ، وخصم ضريبي ضائع هناك'. ومع ذلك ، قد تكون الفوائد العقلية والمالية على المدى الطويل أكبر. بمجرد أن تصبح منظمًا ، 'يمكنك تركيز طاقتك العقلية على الأشياء المهمة حقًا ، مثل استثماراتك وأهدافك المالية' ، كما يقول تيري سافاج ، مؤلف كتاب الحقيقة المتوحشة على المال ( amazon.com ). 'الحصول على أوراقك المالية بالترتيب يؤتي ثمارًا كبيرة براحة البال'.