ضع الورق في مكانه

القاعدة العامة للأوراق هي تجاهل كل شيء. زبائني دائمًا يبدون مذهولين عندما أقول هذا. بالطبع ، لا أقصد أننا يجب أن نستبعد الأوراق بالكامل. إنني أحاول فقط التعرف على مقدار التصميم الذي نحتاجه من أجل اختيار فقط العناصر الضرورية للغاية وتجاهل الباقي. تبدو الأوراق ضئيلة للغاية ؛ غالبًا ما نتمسك بهم دون التفكير حقًا. كلما زاد عدد الأوراق التي نجمعها ، زاد الوقت الذي يستغرقه العثور على مستندات معينة ، وصعوبة ترتيبها.

ابدأ بتجميع كل أوراقك معًا في مكان واحد والنظر إلى كل منها. حتى الأوراق الموجودة في مظاريف يجب أن يتم إخراجها وفحصها صفحة تلو الأخرى في حالة خلط المنشورات الإعلانية أو غيرها من المواد غير المرغوب فيها معها.

قد يكون من المفيد تصنيف الأوراق إلى فئات أثناء تصفح المحتوى. وهذا يجعل حفظها أسرع وأسهل عند الانتهاء. يمكن تقسيم الأوراق بشكل عام إلى ثلاث فئات: معلقة ، وحفظ لأنه يجب عليك ، وحفظها لأنك تريد ذلك.

لن يرتدي حمالة الصدر يسبب الترهل

ذات صلة: كيفية التخلص من فوضى الورق في 5 دقائق فقط في اليوم

تتضمن الفئة المعلقة الأوراق التي تحتاج إلى نوع من الإجراءات ، مثل الفواتير المعلقة. أوصي بتخزينها جميعًا في صندوق ملفات عمودي واحد حتى تتعامل معها. بهذه الطريقة لن يختلطوا مع أوراق في فئات أخرى.

بعد ذلك ، دعونا نلقي نظرة على الأوراق المطلوب منا حفظها . قم بفرزها حسب الفئة ووضعها في خزانة أو في مجلدات على الرف. إذا لم تكن بحاجة إلى الاحتفاظ بالأصول ، فيمكنك مسحها ضوئيًا وتخزينها إلكترونيًا. في هذه الحالة ، بدلاً من مسحها ضوئيًا أثناء الفرز ، يكون من الأفضل وضعها في كومة ليتم مسحها ضوئيًا لاحقًا والقيام بالمسح دفعة واحدة.

الفئة الأخيرة هي الأوراق التي تريد حفظها لأسباب أخرى. قد تتضمن هذه المستندات التي تريد الاحتفاظ بها كمرجع أو تلك التي تثير السعادة بالنسبة لك. ولكن لأن الارتداد مشكلة شائعة عندما يتمسك الناس بالأشياء لمجرد أن ضع في اعتبارك أن القاعدة الأساسية للأوراق هي التخلص منها جميعًا.

في دروس الترتيب ، عندما يواجه العميل صعوبة في تحديد الأوراق التي يجب الاحتفاظ بها وأيها يجب التخلص منه ، أطرح أسئلة حول كل منها — أشياء مثل متى تحتاج إلى هذا ؟، كم من الوقت لديك ؟، كم مرة تعود وتنظر ؟، هل يمكنك العثور على نفس المحتوى على الإنترنت ؟، هل قمت بالفعل بحفظه على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ؟، كم ستكون المشكلة إذا لم يكن لديك هذا ؟، وهل ستثير الفرح حقًا؟ إذا رفضت فرضية أنه يجب عليك التخلص منها جميعًا ، فحاول أن تتخيل أنني دخلت مكتبك للتو وأعلنت أنني سأقوم بتمزيق جميع أوراقك. ماذا كنت ستفعل؟ أي منها تريد تدافع لإنقاذها من آلة التقطيع؟

كيف تخزن الأوراق حتى لا تنتعش أبدًا

طالما أنك تتبع قواعد التخزين الثلاث الخاصة بي ، فلن تعود أبدًا إلى فوضى الورق.

الأصناف ذات الصلة

1 صنف كل ورقة وصولاً إلى الورقة الأخيرة.

ابدأ بفرز أوراقك إلى فئات واضحة ، مثل العروض التقديمية ، ومقترحات المشاريع ، والتقارير ، والفواتير. استخدم أي نظام يناسبك بشكل أفضل. حان الوقت الآن لتصنيف أوراقك بطريقة تجعل حياتك أسهل.

اثنين قم بتخزين أوراقك بشكل عمودي.

لتحقيق الكفاءة المثلى ، من الضروري تخزين الأوراق في نظام ملفات معلقة. ضع كل فئة من الأوراق في مجلد منفصل وقم بتخزينها في خزانة ملفات أو بشكل عمودي في صندوق ملفات موضوع على رف. يسهل عليك تخزينها بهذه الطريقة معرفة عدد الأوراق التي لديك. كما أنها تبدو نظيفة ومرتبة.

3 اصنع صندوقًا معلقًا.

احتفظ فقط بالأوراق التي تحتاجها للتعامل معها في ذلك اليوم. عندما تنتهي من معالجة الأوراق المعلقة ، تجاهل الأوراق التي لا تحتاج إلى الاحتفاظ بها.

بمجرد فرز أوراقك وتحديد المكان الذي تنتمي إليه كل فئة ، انظر إلى مساحة عملك وحدد الحد الأقصى من المساحة المتوفرة لديك لتخزينها. عندما تتجاوز هذا سعة التخزين ستبدأ الأوراق في الفائض. هذه إشارة إلى أنك بحاجة إلى إعادة فحص ما هو موجود. من خلال التحقق بانتظام من هذا القبيل ، يمكنك الحفاظ على أوراقك مرتبة في جميع الأوقات.

ذات صلة: في كتابها الأخير ، ماري كوندو تكشف عن كيفية العثور على وظيفة تثير البهجة

كورال مجموعة كتابك

أفضل الكتب مبيعًا كنت تأمل أن تقرأها يومًا ما ، كتاب إرشادي حول المحاسبة اشتريته لتحسين مهاراتك ، كتاب تم استلامه من عميل ... ما أنواع الكتب التي لديك في مساحة عملك؟

كم يجب عليك إكرامية لتوصيل البيتزا

تمتلئ الكتب بالمعرفة القيمة التي يمكن أن تساعدنا في أداء وظائفنا. عندما يتم الاحتفاظ بها في مكاتبنا أو على أرفف كتبنا ، يمكن أن تمنحنا الإلهام أو الشعور بالأمان. يمكن لقراءتها أن تعزز دافعنا ، ويمكن أن يؤدي عرضها فقط إلى إضافة لمسة شخصية إلى مساحتنا. في الواقع ، غالبًا ما نحتفظ بالكتب في العمل لأسباب خاطئة.

كان لدى إحدى عملائي خزانة كتب في مكتبها مليئة بالكتب غير المقروءة. عندما أحصيناهم ، كان عددهم أكثر من 50 عامًا ، وكان أكثر من نصفهم جالسًا على الرف لمدة عامين أو أكثر. صرحت بأنني سأقرأ أكبر عدد ممكن من الكتب خلال إجازتي القادمة. ومع ذلك ، عندما التقينا مرة أخرى ، لم أتفاجأ لسماع أنها استسلمت جزئيًا. كانت معظم الكتب التي تمكنت من قراءتها من أحدث مشترياتها. قالت إن تركها غير مقروءة يبدو مضيعة لذلك قررت أن أقرأها بسرعة لتجاوزها. لكنني بدأت أشعر وكأنني أفعل ذلك بدافع الإحساس بالواجب. لم يجلب لي أي فرحة. بدا هذا مضيعة أكثر ، لذلك قررت أن أترك الكثير منهم يذهبون. في النهاية ، قررت الاحتفاظ بخمسة عشر شخصًا تم اختيارهم بعناية في مكتبها.

ذات صلة: أفضل كتب 2020 (حتى الآن)

عند ترتيب كتبك ، ابدأ بتجميعها جميعًا في مكان واحد. ربما كنت تعتقد أنه سيكون من الأفضل اختيارهم من خلال النظر إلى العناوين وهم لا يزالون في خزانة كتبك ، ولكن من فضلك لا تتخط هذه الخطوة. أصبحت الكتب التي بقيت لفترة طويلة على الرف جزءًا من المشهد. عقلك لا يسجلهم ، حتى عندما يكونون مباشرة في مجال رؤيتك ، وهذا يجعل من الصعب تحديد أيهم يثير البهجة. فقط من خلال أخذ كل واحدة بين يديك يمكنك بالفعل رؤيتها ككيانات منفصلة.

إذا وجدت صعوبة في الحكم على ما إذا كان كتاب معين يثير البهجة أم لا ، فحاول طرح أسئلة معينة على نفسك. على سبيل المثال ، متى اشتريتها؟ كم مرة قرأتها؟ هل تريد قراءته مرة أخرى؟

سؤال آخر يجب أن تطرحه على نفسك وهو الدور الذي يلعبه هذا الكتاب في حياتك. كتب تثير البهجة هي تلك التي تحفزك وتنشطك عندما تقرأها وتعيد قراءتها ، وتلك التي تجعلك سعيدًا بمجرد معرفتك بوجودها ، وتلك التي تجعلك على اطلاع بأحدث المعلومات ، وتلك التي تساعدك على أداء عملك بشكل أفضل ، مثل كتيبات.

كيفية جعل القرع المنحوت يدوم لفترة أطول

السؤال الأخير الذي يجب طرحه هو ما إذا كنت ستستمر في شراء هذا الكتاب الآن إذا رأيته في محل لبيع الكتب أو إذا كان قد تجاوز أوج ظهوره من حيث اهتمامك به. فقط لأنك دفعت مقابلها لا يعني أنه يجب عليك إنهاء قراءة كل كتاب.

الغرض من طرح مثل هذه الأسئلة ليس إجبار نفسك على تطهير كتبك دون تفكير. بدلاً من ذلك ، فهي تساعدك على استكشاف علاقتك مع كل واحدة تمتلكها. إذا كانت الكتب تشعرك بالسعادة ، فالخيار الصحيح هو الاحتفاظ بكل ما تريد بثقة.

مقتبس من Joy at Work © 2020 بواسطة KonMari Media Inc. و Scott Sonenshein. مستخدمة بإذن من Little، Brown and Company ، نيويورك. كل الحقوق محفوظة.

ماري كوندو هي مؤلفة كتاب الأكثر مبيعا سحر التنظيم الذي يغير الحياة (12 دولارًا ، amazon.com ؛ 16 دولارًا ، bookshop.org ) و الفرح في العمل (10 دولارات أمريكية ، amazon.com ؛ 23 دولارًا ، bookshop.org ) و وهو نجم الترتيب مع ماري كوندو على Netflix. سكوت سونينشين أستاذ بجامعة رايس ومؤلف الكتاب الأكثر مبيعًا تمتد (23 دولارًا ، amazon.com ؛ 28 دولارًا ، bookshop.org ) .